Serviceinriktad administrativ assisent

Stockholms Stad, Kungsholmen SDF, Marieberg och Essingeöarnas förskoleenhet

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Arbetsplatsbeskrivning

Marieberg och Essingeöarnas förskoleområde tillhör Kungsholmens stadsdelsförvaltning och består av åtta förskolor. Förskolorna ligger på Essingeöarna och i Marieberg i närheten av tunnelbanestationen Thorildsplan. Området har fina resultat både i förskoleundersökningen och i den webbaserade kvalitetsindikator som används för att utveckla verksamheten. Ledningsteamet består av förskolechef, biträdande förskolechef, pedagogisk utvecklingsledare och specialpedagog. Teamet har en bred kompetens och driver pedagogisk utveckling utifrån verksamhetsmål och omvärldsanalys tillsammans med pedagogerna på förskolorna. Varje förskola leds av en arbetsplatsledare och varje arbetslag har en arbetslagsledare. På flera av våra förskolor sker matlagning från grunden från de med hög andel ekologiska livsmedel.

Vi söker en administrativ assistent som ska fungera som administrativt stöd till förskoleområdet och till ledningsteamet. Du kommer ingå i ett nätverk med de andra administratörerna som finns inom Kungsholmens Stadsdelsförvaltning.

Din arbetsplats är förlagd till en av våra förskolor, men att åka runt till våra förskolor ingår i uppdraget. Du har kontakt med andra avdelningar på Stadsdelsförvaltningen t.ex. HR-avdelning, lokalavdelning och ekonomi. Du kommer även att ha kontakt med olika leverantörer av hantverkstjänster.

 Vi söker dig som vill vara en del av ett glatt och engagerat gäng.  

Arbetsbeskrivning

Dina arbetsuppgifter är varierande, vilket gör att du måste vara flexibel och van att kunna arbeta med många ärenden samtidigt. Du ska snabbt kunna identifiera var ditt stöd behövs och göra de rätta prioriteringarna under perioder med högre arbetsbelastning. Du har ett trevligt bemötande och är van att arbeta med interna och externa kontakter.

Tjänsten innefattar bland annat följande arbetsuppgifter

  • Kontera och godkänna fakturor i Agresso och du behöver därför ha kontroll över inköp och anlitade hantverkare.
  • Göra inköp i E-handel i Agresso och ansvara för att följa upp statistik på inköp. Det finns rekvirenter som gör beställningar på varje förskola men vissa beställningar tar du hand om t.ex. inköp av inventarier. Du stöder andra rekvirenter vid behov.
  • Tjänstekortshandläggare. Du ser till att de som ska ha inloggning till system får den. Behörig beställare i Serviceportalen.
  • Registrerar, kontrollerar och följer upp personalens frånvaro i stadens lönesystem, Lisa självservice.
  • Bearbetning av timanställdas tidrapporter i Lisa självservice.
  • Kontrollera att löner stämmer i Lisa självservice.
  • Anställningsavtalshantering och introduktion till nyanställda.
  • Uppdatering av anställningsavtal och bevakning av tidsbegränsade anställningsavtal.
  • Fastighetsfrågor och ansvar för att följa upp underhåll, drift och skötsel av förskolornas lokaler.
  • Kontakta hyresvärdar eller externa tjänsteleverantörer vid felanmälan av lokaler
  • Följa upp egenkontroll i kök och städ.
  • Akthantering och arkivering.
  • Chemsoft, kemikaliehanteringssystem.
  • Uppdatera inventarieförteckning.
  • Du är brandskyddsombud och ansvarar att SBA-pärmar på förskolorna är uppdaterad. Du genomför årlig brandrond på förskolorna.
  • Uppdatera telefonlistor. 

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen behöver du ha fullgjord gymnasieutbildning och tidigare erfarenhet av administrativt arbete. Vi söker dig med aktuell yrkeserfarenhet som är ansvarsfull och serviceinriktad. Du ska vara nyfiken på nyheter och nya system som Stockholms Stad erbjuder och utvecklar. Du har erfarenhet av administrativa uppgifter, gedigen datavana dvs. du behärskar Microsoft Officepaket inkl. Excel, Word, Outlook, gärna OneNote och Powerpoint.

Du är prestigelös, har hög service känsla och god kontakt- och samarbetsförmåga, Du är en person som kan arbeta självständigt, ta eget ansvar och har god planeringsförmåga. Du är noggrann och har lätt för att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

 Meriterande om du har flera års erfarenhet av yrket samt vana att arbeta med Stockholm Stads verksamhetssystem så som Agresso, Lisa självservice och WinLas.




职位类型 永久职位
工作性质 全职
入职第一天 15 augusti 2018
招聘人数 1
工作时间 100%
城市 Kungsholmen
Stockholms län
国家 瑞典
职位编号 2018/4036
联系我们
  • Monica Bellman, förskolechef , 08-508 081 27
工会代表
  • Annica Walther, Vision , 0761241553
发布时间 2018-06-04
申请截止日期 2018-06-18

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan
Läs mer om oss här

分享链接到: