Serviceminded vigseladministratör/evenemangsassistent till Stadshuset

Stockholms Stad, Avdelningen för kommunikation och omvärld

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Stockholms stadshus är en av de mest kända och symboliska byggnaderna i Stockholm med närmare 450 000 besökare årligen. I Stadshuset hålls cirka 200 evenemang per år och det är allt från banketter till stora konserter och ceremonier samt fotograferingar och filminspelningar. Utöver detta anordnas också varje lördag borgerliga vigslar.

Vi söker nu en vigseladministratör/evenemangsassistent till protokoll- och evenemangsenheten

Vår enhet

Protokoll- och evenemangsenheten ansvarar för stadens inkommande internationella besök, stadsledningskontorets offentliga representation och internationella mottagningar samt uthyrning av Blå Hallen och Gyllene salen. Vi ansvarar även för den borgliga vigselverksamheten. Enheten är en del av stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning till vilken även Kommunikationsenheten, Internationella enheten och Visningsenheten tillhör.

Protokoll och evenemangsenheten består av en enhetschef, fem projektledare och två administratörer, varav vigseladministratör/evenemangsassistent är den ena.

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig en fantastisk roll där du har dina ansvarsuppgifter inom stadens mest roliga, kärleksfulla och representativa uppdrag.

I delen av tjänsten som vigseladministratör är du verksamhetsansvarig för de cirka 2500 borgerliga vigslar som varje år sker i Stadshuset. Du ansvarar även för administrationen av de privata vigslar som utförs av stadens vigselförrättare på annan plats. Arbetsuppgifterna innefattar bland annat att:

  • Göra i ordning dokument och förbereda dessa inför varje vigsel, samt registrera och arkivera dokumenten efteråt
  • Förvalta och utveckla den digitala bokningstjänsten för vigslar
  • Hålla i utbildningar för och ge stöd till vigselförrättare och extrapersonal
  • Du arbetar löpande med ekonomi och ansvarar för uppföljning av budget
  • Du är ansvarig för informationen kring det vigselverksamheten kommunicerar på Stadshuset hemsida
  • Att medverka vid arrangemanget av vigslarna (vid ett par tillfällen per termin även på lördagar)
  • Svara på frågor via telefon och mail 

I den andra delen av tjänsten som evenemangsassistent är du ett stöd för projektledarna som arbetar med upplåtelser av Stadshusets lokaler. Du arbetar främst administrativt men fungerar även som ett understöd i planering och genomförande av evenemang. Arbetsuppgifterna innefattar bland annat att:

  • Sköta löpande administration som bokning, kontraktshantering, fakturering, personaladministration och inköp
  • Ha kontakt med kunder och hålla i kundbesök
  • Projektleda mindre evenemang
  • Vid vissa tillfällen jobba operativt under evenemangen
  • Viss kvälls- och helgtjänstgöring ingår
  • Viss arbetsledning av extrapersonal ingår
  • Svara på frågor via mail och telefon

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

  • Eftergymnasial utbildning inom exempelvis administration, kommunikation, förvaltning, service eller motsvarande som arbetsgivaren tillsammans med arbetslivserfarenhet bedömer som likvärdig
  • Erfarenhet av arbete inom administration och kundkontakt
  • Erfarenhet av arbetsuppgifter där det ingått budget och uppföljning
  • Erfarenhet av serviceyrken
  • Mycket goda verbala och skriftliga kunskaper i både svenska och engelska då vi har många internationella gäster
  • Goda kunskaper i Office-paketet

Det är meriterande om du har:

  • Utbildning inom evenemang
  • Van att arbeta med webverktyg
  • Kunskaper i våra övriga systemstöd Agresso, Quinyx och Axaco
  • Erfarenhet av att ha arbetat i politisk styrd organisation
  • Kompetens inom övriga språk

Under intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter:

Då arbetet innebär många kontaktytor inom och utom organisationen är det viktigt att du arbetar bra med andra människor, skapar kontakter och vårdar relationer. Du är trygg i din yrkesroll och du har förmåga att växla perspektiv. Du ser detaljer och deras del i helheten och gör korrekta avvägningar och prioriteringar. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt, du sätter upp och håller tidsramar. Vidare är du självgående och tar ansvar för att driva arbetet framåt. Du har en ekonomisk medvetenhet, förståelse för kostnader, intäkter, budget och uppföljning.

Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du är tydlig i din kommunikation, säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Du påminner och följer upp.

Vi kommer att arbeta med urvalsprocessen löpande under annonseringstiden så ansök gärna direkt om din kompetens stämmer överens med våra kvalifikationer. I ditt personliga brev vill vi att du förtydliga kortfattat kring hur din arbetslivserfarenhet och arbetsuppgifter du har idag eller haft tidigare tangerar med tjänstens kvalifikationer.

Varmt välkommen med din ansökan.

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare:
http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholmsstad
https://www.linkedin.com/company/stockholms-stad

Työsopimuksen voimassaolo Vakituinen
Työaika Kokopäiväinen
Virkojen määrä 1
Työllisyysaste 100%
Paikkakunta Stockholm
Lääni Stockholms län
Maa Ruotsi
Ilmoitusnumero 2019/886
Yhteys
  • Anna de Verdier, HR-konsult:, 076-12 11 726
  • Svante Hådell, Enhetschef:, 08-508 29 068
Liiton luottamusmies
  • Annica Walther, Vision:, 076-12 41 553
  • Sofie Hellström Rückert, SACO:, 08-508 29 191
Julkaistu 14.02.2019
Haku päättyy 05.03.2019 klo 22.59

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan