generell-gron.png

Chefssekreterare till Kulturförvaltningen

Stockholms Stad, Kulturförvaltningen, Administrativa staben

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Kultur är en viktig del av Stockholms nervsystem och berör miljontals människor varje år. På Kulturförvaltningen arbetar vi tillsammans för att stärka kulturlivet i Stockholm. Vi skapar möjligheter för stadens invånare och besökare att ta del av och själva skapa kultur. Hos oss råder ett öppet arbetsklimat där medarbetarna i allra högsta grad är delaktiga i utvecklingen. Var med och bidra till att Stockholm växer med kultur!

Om Kulturförvaltningen
Kulturförvaltningen arbetar för att det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av ett stort antal möjligheter.
Vi ansvarar för huvuddelen av de kommunalt drivna kulturverksamheterna och ger stöd till det fria kulturlivet.  Vi har ca 900 medarbetare och omfattar Kulturskolan, Stockholms stadsbibliotek, Liljevalchs konsthall, Museer och konst med Stadsmuseet, Medeltidsmuseet och Stockholmia förlag. Evenemangsavdelningen arrangerar stora publika evenemang som till exempel Stockholms kulturfestival och ungdomsfestivalen We Are Sthlm.
Våra verksamheter har ca 11 miljoner besök varje år. En utmaning för oss är att nå fler, och grupper som vi inte når idag. Alla ska känna sig välkomna i våra verksamheter, vilket ställer höga krav på medarbetarnas kompetens och engagemang.

Ditt arbete hos oss
Som chefssekreterare har du en koordinerande roll med varierande administrativa arbetsuppgifter. Du ansvarar dagligen för inkommande post och sköter mötes- och resebokningar. Du sammanställer material inför möten. Du kommer även skriva protokoll vid interna möten och ordna aktiviteter inom förvaltningen.
För att lyckas i rollen som chefssekreterare behöver du trivas med administrativt arbete, våga ta för dig och knyta nya kontakter, och samtidigt ha ett professionellt bemötande. Du gillar att ha struktur i ditt arbete samtidigt som du har flera uppgifter parallellt. Du har en god prioriteringsförmåga, arbetar självständigt samtidigt som du har god samarbetsförmåga.
Inom kulturförvaltningen finns många färgstarka chefer och medarbetare som brinner för kultur. Du kommer att få god inblick i förvaltningens verksamhet och ledningsarbete. Vi arbetar aktivitetsbaserat och sitter i moderna lokaler på Askebykroken i Rinkeby.

Välkommen med din ansökan!

Dina arbetsuppgifter
Som chefssekreterare är du ett administrativt stöd och har en koordinerande roll för kulturdirektören, förvaltningens ledningsgrupp och den administrativa staben. Du bidrar till att skapa god struktur och effektivitet i det administrativa arbetet för ledningen. Dina arbetsuppgifter är omväxlande och du ansvarar bland annat för att:

  • hantera kulturdirektörens kalenderbokningar, e-post och telefonsamtal
  • ansvara för allt kring ledningsgruppens möten
  • skriva mötesprotokoll och hantera uppföljningsåtgärder
  • ansvara för bokningar av förvaltningens chefsforum
  • vara stöd till administrativa staben
  • ansvara för kulturförvaltningens funktionsbrevlådor
  • göra direktupphandlingar och ansvara för avtalsuppföljning
  • utföra övriga administrativa uppgifter till stöd för ledningen.

Ansvaret för förvaltningens funktionsbrevlådor innebär att diarieföra och fördela förslag och synpunkter för besvarande. Du kommer att arbeta med förvaltningens diarieföringssystem Platina, i nära samarbete med förvaltningens nämndsekreterare och arkivarie.
Du kommer att ingå i den administrativa staben och rapporterar till den administrativa avdelningschefen.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

  • högskoleutbildning minst 60 poäng
  • erfarenhet av arbete som assistent, sekreterare, koordinator eller dylikt
  • goda kunskaper i Outlook och Officepaketet
  • mycket god förmåga att hantera det svenska språket i tal och skrift.

Det är en förutsättning att du har intresse av kommunal verksamhet.

Personliga kompetenser
Vi söker dig som motiveras av att ge hög service. Du är driven, självgående och tar ansvar för att dina uppgifter levereras. Du är strukturerad och effektiv i din planering och arbetar proaktivt med hög kvalité. Du är lösningsorienterad och flexibel när ändrade förutsättningar sker. Du agerar stabilt och fokuserat även när det är mycket att göra. Du är tillmötesgående och duktig på att skapa goda relationer. Vi kommer att lägga stor vikt vid de personliga kompetenserna.

Övrigt
I denna rekrytering kommer vi använda tester som urvalsverktyg. Provanställning kan komma att tillämpas.

Type d'emploi Contrat de durée indéterminée
Type de contrat Temps complet
Premier jour de travail Enligt överenskommelse
Le nombre de postes vacantes 1
Heures de travail Heltid
Ville Stockholm, Rinkeby
Département Stockholms län
Pays La Suède
Numéro de référence 2021/948
Contact
  • Lena Nilsson, avdelningschef administrativa staben, 08-50831902
  • Jessica Colbro Holm, HR-konsult, 08-50811737
Syndiqué
  • Ernesto Garzón, Vision, 08-50831742
  • Maria Sundström, Saco, 08-50831588
Publié 02/03/2021
Dernier délai de dépôt de candidature 16/03/2021
Exigences de formation

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan
Läs mer om oss här

Partager des liens