Administratör/Administrativ assistent

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Vår del av staden ligger mellan sjöarna Drevviken och Magelungen. Här arbetar Farsta stadsdelsförvaltning, 1400 engagerade medarbetare som nu behöver en ny kollega. Hos oss får du nära till både tunnelbana och pendeltåg, butiker och restauranger. Och nära till ett bad på sommaren och långfärdskridskor på vintern.

Arbetsplatsbeskrivning:

Farsta/Fagersjö förskolor består av åtta förskolor. Fyra av förskolorna, Blombacka, Samsö/Paletten, Ålö och Fölet ligger i Farsta och de andra fyra förskolorna, Havsörnen, Ejdern, Vildanden och Äppelgården ligger  i Fagersjö. Det finns kontor och arbetsrum på samtliga förskolor. Huvudkontoret är förlagt på förskolan Blombacka som är den största av alla förskolor i enheten.

Arbetsbeskrivning:

I rollen administratör/administrativ assistent kommer du ha ett nära samarbete med förskoleenhetens ledningsgrupp och i samverkan med förskolorna. Arbetet innebär varierande uppgifter och många kontakter både internt och externt, ett gott bemötande i alla situationer är avgörande för att kunna hantera uppdraget.

• Uppdatera mallar och diverse dokument.
• Beställningar av varor och tjänster, exempelvis inköp av förbrukningsmaterial till administrationen.
• Vara ett stöd i uppföljningar och inventeringar
• Att stödja arbetet med att uppdatera administrativa rutinbeskrivningar
• Stöd till cheferna med blankettadministration och behörighetsbeställningar
• Att stödja verksamhetens hantering av personuppgifter med anledning av att Personuppgiftslagen ersätts av dataskyddsförordningen (GDPR) i maj 2018
• Viss dokumenthantering och gallring kan förekomma

För att klara uppdraget på ett bra sätt behöver du hålla dig uppdaterad om hur de olika förskolorna inom enheten fungerar och utvecklas. Din närmsta chef blir förskolechef. I arbetet ingår att stötta och samarbeta med både förskolechef, biträdande förskolechefer och arbetslagsledarna.

 Du är del av vårt team där du förstår din egen roll och ansvarsområden, du tar hänsyn till det större perspektivet och visar engagemang för hela förskolans verksamhet i agerande och beslut. Du har ett starkt intresse av utveckling, systematik och organisation. Du förstår vikten av, och arbetar alltid för, ett gott samarbete med andra samt relaterar och kommunicerar till dina kollegor på ett lyhört och konstruktivt sätt. 

I din yrkesroll är du serviceinriktad, engagerad och initiativtagande. Du är också ansvarstagande och strukturerad, med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Din samarbetsförmåga är mycket god och du har förmåga att situationsanpassa ditt bemötande av medarbetare, barn och vårdnadshavare.

 Kvalifikationer:

För att möta kraven för rollen som administratör på förskolan  ska du ha erfarenhet av att ha arbetat som administratör inom förskola och kan därför bidra med dina kunskaper och erfarenheter. Du är van vid stockholmsstads alla mallar och datorsystem som finns tillgängliga.

Du:

• har lärarlegitimation för förskola
• har kunskap och erfarenhet av att arbeta med verksamhetsutveckling och systematiskt kvalitetsutveckling i förskolan.
• har hög IT-kompetens
• är självständig, strukturerad, ordningsam, har en organisations förmåga och är ansvarsfull samt slutför det du påbörjat.
• har en hög grad av personlig mognad och självkännedom.
• har ett förhållningssätt som är relationellt och coachande med starkt fokus på att skapa gott samarbete och förutsättningar för ett aktivt medarbetarskap samt ett gott arbetsklimat.
• är väl förankrad i läroplanens mål samt har god kunskap om pedagogisk verksamhet.
• erfarenhet från yrket och av arbete på förskola.
• erfarenhet av administrativt arbete inom förskola.
• kunskaper om och erfarenhet av administrativa verktyg som exempelvis Agresso och LISA.
• kännedom om skolplattformen och BER.

 Du behöver även ha:

• relevant gymnasial utbildning
• minst två års erfarenhet och av administrativt arbete.
• goda kunskaper i Officepaketet
• goda kunskaper i svenska språket, både i tal och skrift

 Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. 

Intervjuer kommer att ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	10/6 eller enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Farsta
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2019/1251
Publicerat	2019-03-05
Sista ansökningsdag	2019-03-19
Legitimationskrav	Förskollärare
Utbildningskrav	Högskola/universitet