generell-gron.png

Vi söker en erfaren administratör till Stadsledningskontoret

Stockholms Stad, Stadsledningskontoret, Personalstrategiska avdelningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Personalstrategiska avdelningen som arbetsplats
Vi erbjuder en attraktiv arbetsplats där du har möjlighet till samverkan med många olika kompetenser och professioner. Vi arbetar utifrån verksamhetens bästa och vår avdelning präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetenser. Du arbetar med engagerade och kunniga kollegor, som har stort driv och fokus på verksamhetens uppdrag. Det är roligt att arbeta här och du gör ett viktigt jobb! Arbetsplatsen är belägen centralt på Kungsholmen och har flexibel arbetstid och goda friskvårdsmöjligheter. En av våra administratörer på personalstrategiska avdelningen går nu i pension och därför söker vi en ersättare.

Arbetsuppgifter
Du är en av avdelningens två administratörer. Ni är stationerade på olika adresser med delvis olika ansvarsområden. Ni täcker också upp för varandra vid frånvaro. Arbetet innebär mycket självständigt och brett administrativt arbete och du stöttar hela avdelningen. Du har också ett särskilt uppdrag att stötta personaldirektören i administrativa uppgifter. Du rapporterar till personaldirektören.

I din roll ansvarar du bland annat för:

  • Ärendehantering och administration i eDok.
  • Utbildningsadministration som innefattar inbjudningar, anmälningar, bokning av lokal, förtäring samt efterföljande uppföljning.
  • Att hantera och expediera inkommande frågor och utlämnande av allmänna handlingar.
  • Att föra protokoll vid förhandlingar och möten.
  • Arkivering och arkivets struktur, bland annat personalakter.

Rollen innefattar många interna kontakter där du har löpande dialog med exempelvis serviceförvaltningens löneavdelning. Vid behov stöttar du kontorets chefer och administratörer med att skriva och expediera anställningsavtal. Andra administrativa uppgifter förekommer.

Vi söker dig som:

  • Har dokumenterad flerårig och aktuell erfarenhet av administrativt arbete.
  • Har slutförd gymnasieutbildning.
  • Har dokumenterad erfarenhet av att arbeta med sekretessprövningar i samband med utlämnande av allmänna handlingar.
  • Har erfarenhet av att arbeta i eDok eller annat diariesystem.
  • Har goda kunskaper i svenska och uttrycker dig väl i både tal och skrift.
  • Har mycket goda datorkunskaper och vana att arbeta i Office- paketet.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta inom Stockholms stad och i systemen LISA självservice och Agresso.

För denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

För att lyckas i rollen krävs det att du har hög grad av personlig mognad och integritet. Du driver självständigt ditt arbete framåt och har en god förmåga att skapa struktur, dvs. du ser till att planera och organisera ditt arbete för att leverera i tid och med god kvalitet. Vidare trivs du bra med att hjälpa andra samt håller en professionell och hög servicenivå i allt du gör. Eftersom du i rollen kommer ha många kontaktytor så har du lätt för att samarbeta. Vi ser att du är lösningsfokuserad och motiveras av att hjälpa till där det behövs.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt Överenskommelse
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Kungsholmen
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2019/5683
Kontakt
  • Elin Jacobsson, HR- konsult, 08- 508 117 14, elin.jacobsson@stockholm.se
Facklig företrädare
  • Sofie Hellström Rückert, SACO, 08- 508 291 91
  • Carina Tensmyr Hildingen, Vision, 08- 508 296 53
Publicerat 2019-10-02
Sista ansökningsdag 2019-10-23

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan