stadsutveckling-bla.png

Chef till enheten registratur och arkiv

Stadsbyggnadskontoret, Registratur- och arkivenheten

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsbyggnadskontoret planerar för ett framtida Stockholm på uppdrag av stadsbyggnadsnämnden. Vi arbetar med stadsplanering såväl översiktligt som på detaljnivå, bygglov, stadsmätning, fastighetsbildning och bostadsanpassning. Stadsbyggnadskontoret har ca 370 anställda och vi sitter centralt på Kungsholmen med ca tio minuters gångavstånd till Stockholms central. Förvaltningens verksamhet genomsyras av värdeorden professionell, lösningsorienterad, helhetssyn och arbetsglädje.

Arbetsplatsbeskrivning
Stadsbyggnadskontorets administrativa avdelning består av fyra enheter: HR, ekonomi, IT och enheten för registratur och arkiv. Till enheten för registratur och arkiv söker vi nu en enhetschef som vill vara med och utveckla enhetens medarbetare och verksamhet. Enhetschefen för registratur och arkiv rapporterar till administrativa chefen och ingår i avdelningens ledningsgrupp.

Som enhetschef har du verksamhets-, personal- och budgetansvar för ca tolv personer. Du ansvarar även för kontorets arkivfunktion samt det strategiska arbetet kopplat till informationshantering och informationssäkerhet. Vi står inför en digitalisering av våra processer och chefen för registratur och arkiv förväntas bidra till hela kontorets utveckling på området.
I enhetens uppgifter ingår bland annat:
• Övergripande ansvar för utvecklingen av stödprocessen digital ärendekedja.
• Stöd och samordning rörande informationssäkerhet och hantering av personuppgifter.
• Förvaltningsledning av vissa interna stödstödsystem.
• Arkivhållning, hantering av arkivförfrågningar och utlämnande av allmänna handlingar.
• Vägledning, utveckling och utbildning i frågor kring informationshantering och arkiv.
• Framtagande av styrdokument kopplat till verksamhetsområdet så som informationshanteringsplaner, arkivbeskrivningar, lathundar för användare och utbildningsmaterial.

Arbetsuppgifter
I din roll som enhetschef ansvarar du för att dina medarbetare ska ha bästa möjliga förutsättningar att utföra sina uppgifter så att de kan växa och utvecklas i sina roller. Du arbetar proaktivt genom att informera och utbilda medarbetarna i frågor kopplade till enhetens verksamhetsområde, både inom enheten men även i andra delar av organisationen. Du leder arbetet med utvecklingen av kontorets ärende- och dokumenthantering, informationshantering och informationssäkerhet samt har en central roll i förvaltning och utveckling av kontorets digitala ärendekedja som består av e-tjänster, digital ärende- och dokumenthanteringssystem, Public 360 och e-arkiv. Utöver detta representerar du enheten internt och externt i olika sammanhang.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning och arbetslivserfarenhet inom arkiv- och informationshantering. Du har erfarenhet av att arbeta processorienterat och driva utvecklingsarbete med helhetsfokus i rollen som chef. Du är bra på att kommunicera både i tal och i skrift och har goda kunskaper om de bestämmelser som reglerar verksamhetsområdet, såsom offentlighets- och sekretesslagen, tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen, arkivlagen och dataskyddsförordningen. Arbetslivserfarenhet från offentlig sektor är ett krav.

Som person är du trygg i ditt ledarskap, prestigelös, lyhörd och relationsskapande. Du har lätt för att kommunicera och motiveras av att uppnå goda resultat tillsammans med andra. Du är en tydlig chef med god förmåga att coacha och entusiasmera medarbetare mot verksamhetens mål, samt skapa förutsättningar för delaktighet och öppenhet på arbetsplatsen.

Vidare har du helhetssyn och förmåga att göra avvägningar till verksamhetens bästa. Du är analytisk och ser samtliga verksamhetsfrågor ur hela kontorets perspektiv. För att trivas i rollen ska du vara intresserad av utveckling, både vad gäller verksamhet och medarbetare. Vi lägger stor vikt vid goda ledaregenskaper och de personliga kompetenserna i denna rekrytering.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 39,5h/v
Ort Kungsholmen
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2020/21
Kontakt
  • Helen Taubert, Avdelningschef , 08-508 272 20
  • Anna Magnusson, HR-chef , 08- 508 271 58
Facklig företrädare
  • Sofia Eriksson, SACO , 08-508 273 60
  • Gunnar Swahn, Vision , 08-508 282 02
  • Karin Wrannvik, Ledarna , 076-129 07 50
Publicerat 2020-01-03
Sista ansökningsdag 2020-01-26
Utbildningskrav Högskola/universitet

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan
Läs mer om oss här

Dela länkar