Dokumentcontroller till Norrmalms stadsdelsförvaltning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Norrmalms stadsdelsområde har drygt 70 000 invånare. I stadsdelsområdet ingår förutom Norrmalm och Vasastan även den nya stadsdelen Hagastaden där bostäder, parkområden, handel, Life Science med världsledande forskning och avancerad vård växer fram. Norrmalms stadsdelsförvaltning erbjuder dig en attraktiv arbetsplats där vi tillsammans arbetar för att ge stockholmarna de bästa verksamheterna. Från och med den 1 juli gör vi det tillsammans med Östermalms stadsdelsförvaltning då vi gemensamt bildar Norra innerstadens stadsdelsförvaltning.

Arbetsplatsbeskrivning

Avdelningen för administration och prevention på Norrmalms stadsdelsförvaltning ansvarar för nämndsekretariat, registratur, arkiv, IT- och telefoni, trygghets- och säkerhetsarbete samt vaktmästeri och reception. I avdelningens uppdrag omfattar även samordning av förvaltningens större planerings- och uppföljningsärenden som exempelvis verksamhetsplan, tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Avdelningen utgör också ett stöd till förvaltningens chefer och medarbetare i styrningsfrågor med fokus på att skapa goda förutsättningar för analys av vilka resultat vi skapar för våra invånare.

Arbetsbeskrivning

Som dokumentcontroller kommer du självständigt leda och utveckla arbetet med förvaltningens dokumenthantering och arkivfrågor. Rollen innebär ansvar för hela kedjan kring dokumenthantering. Dokumentcontrollern är objektspecialist för vårt digitala ärendehanteringssystem, eDok (systemstöd Platina) som syftar till att förenkla, samordna och digitalisera ärende- och dokumenthanteringen i Stockholm stad. Du ansvarar för diariet, postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar samt att ge service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Vidare ingår hantering av förvaltningens funktions- och remissbrevlåda och utlämnandet av allmänna handlingar. Du tillsammans med nämndsekreteraren på förvaltningen arbetar gemensamt med nämndens ärendehanteringsprocess, arkivfrågor och dataskyddsfrågor. Du har också en betydande roll i att ta fram och revidera nämndens styrdokument kring registratur och arkiv och är stöd vid implementeringen av dessa.

Dokumentcontrollern täcker upp vid nämndsekreterarens frånvaro vilket innebär ansvar för några nämndsammanträden, sociala delegationer (nämndens socialutskott) och nämndes två råd.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Högskoleutbildning med lämplig ämneskombination för att arbeta med dokumenthantering till exempel arkiv- och informationsvetenskap, statsvetenskap, juridik eller motsvarande kompetens

• några års erfarenhet av att arbeta med arkivfrågor och erfarenhet av arbete som registrator

•  dokumenterad erfarenhet av digital dokumenthantering, ta fram rutiner och att handleda andra i detta arbete

• god kunskap om offentlighetslagstiftning, förvaltningslagen och annan relevant lagstiftning

Det är meriterande om du är diplomerad registrator eller har särskild arkivkompetens. Har du erfarenhet av att jobba med dokumenthanteringssystem är det starkt meriterande. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av att arbeta i en politisk styrd organisation med nämnadministration och sekreterarskap i nämnd, utskott eller beredningar och om du deltagit vid införande av ärendehanteringssystem. Det är meriterande om du även har arbetat som systemspecialist i ett verksamhetssystem samt har en god systemförståelse och datorvana. Det är även meriterande om du har arbetat övergripande med att utveckla processer och rutiner kring registratur och arkiv.

Vid intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter:
Vi söker dig som har en uttalad känsla för service samtidigt som du har ett prestigelöst förhållningssätt om skapar goda relationer i såväl interna som externa kontakter. Du planerar ditt arbete, kan prioritera mellan olika arbetsuppgifter och hålla deadlines. Vi vill att du är noggrann och levererar med hög kvalité ditt arbete. Du har en analytisk läggning, är lyhörd och smidig i kontakten med andra och löser konflikter på ett konstruktivt sätt.

Provanställning kan komma att tillämpas.

Övrigt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100 %
Ort	Norrmalm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2019/6885
Kontakt	Adrian Malmberg, HR-konsult , 08 508 11 731 Maria Härenstam, Administrativ chef , 08 508 09 020
Facklig företrädare	Fackliga företrädare nås via växeln, 08 508 09 000
Publicerat	2019-12-10
Sista ansökningsdag	2020-01-15