skola-lila.png

Administratör till bemanningsenheten

Stockholms Stad, Utbildningsförvaltningen, Pk-avd, KFE-enheten

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Den nya enheten

Under 2021 byggs en helt ny enhet upp vid utbildningsförvaltningen i Stockholms stad. Den nya bemanningsenhetens uppdrag är att utveckla och ansvara för Stockholms stads skolors vikariepool. Enheten byggs upp stegvis under 2021 och riktar sig till alla kommunala grund- och gymnasieskolor inom Stockholms stad. Fullt utbyggd ska vikariepoolen omfatta upp till 1 600 vikarier. Enheten ska arbeta med rekrytering, introduktion, uppföljning, utvärdering och löpande administration så som lönehantering, stöd och förfrågningar kring vikariepoolen. Enheten kommer successivt under 2021 att utökas till fem medarbetare (administratörer och HR-konsulter) och en enhetschef. Arbetet med att ta fram rutiner, processer, strukturer och kultur kommer att vara ett gemensamt arbete för enhetens medarbetare. Enheten är intäktsfinansierad vilket ställer krav på effektivitet och god service.

En del av utbildningsförvaltningen

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med cirka 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor samt hanterar stadsgemensamma frågor inom förskolan i samverkan med stadsdelsnämnderna.

Din roll

I rollen som administratör har du en viktig roll i uppbyggnaden av enhetens struktur och systematiska arbete. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är administration i vikariebokningssystemet och faktura- och lönehantering samt viss budgetuppföljning. Du ansvarar för att säkerställa korrekta löneunderlag för vikarierna inför utbetalning samt skapar fakturaunderlag och interna bokföringsordrar. Regelbundet följer du upp enhetens intäkter och utgifter. Som administratör är du en viktig länk ut mot skolornas vikariebokare och bistår med visst stöd i vikariebokningssystemet. Under enhetens uppbyggnadsfas kommer dina uppgifter även innebära framtagande av rutiner och processer för arbetet inom enheten.

Kvalifikationer

I din yrkesroll är du självgående och tar ansvar för dina uppgifter samt strukturerar och driver dina processer vidare. Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är kvalitetsmedveten samt noggrann och arbetar systematiskt mot enhetens uppsatta mål. Med ett uppmärksamt och tillmötesgående bemötande är du serviceinriktad med vilja samt förmåga att hjälpa andra och leverera lösningar. Du är flexibel och har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du har en god samarbetsförmåga, arbetar bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt.

Vi söker dig som har:

  • gymnasieexamen och arbetslivserfarenhet som administratör eller likvärdig roll
  • erfarenhet av och god kunskap att hantera digitala administrativa personal-, löne- samt ekonomihanteringssystem
  • god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska samt hantera numeriskt underlag.

Det är meriterande om du har:

  • erfarenhet som administratör inom Stockholms stad
  • erfarenhet av och kunskap om systemen LISA, Agresso samt Vikariebanken.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

I denna rekrytering sker urval löpande och i processen kan det ingå personprofilstest och färdighetstester.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Omgående enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2021/738
Kontakt
  • Gunilla Dahl, rekryteringskonsult, 08-508 11 738, gunilla.hr.dahl@stockholm.se
  • Patrik Biverstedt, enhetschef, 08-508 33 485, patrik.biverstedt@edu.stockholm.se
Facklig företrädare
  • Tibor Muhi, SACO, 070-090 44 48
  • Behiye Arikan, Vision, 08-508 40 782
Publicerat 2021-02-26
Sista ansökningsdag 2021-03-12
Utbildningskrav Gymnasium

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan