Erfaren registrator till stadsledningskontoret

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Arbetsplatsbeskrivning
Kommunfullmäktiges/kommunstyrelsens kansli (KF/KS kansli) är en av fyra enheter vid stadsledningskontorets juridiska avdelning.

Vi ger service åt kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, dess utskott, beredningar och råd samt åt rotlar och partikanslier. Vi ansvarar för den formella granskningen av ärenden som kommunfullmäktige och kommunstyrelsen beslutar i och vi för protokoll vid deras sammanträden. Vi ansvarar för kommunstyrelsens diarium och arkiv, ärende-, dokument- och informationshantering och deltar i olika utvecklingsprojekt.

På enheten arbetar fem registratorer, fem handläggare och två arkivarier under ledning av stadssekreteraren. Vi sitter i fina lokaler i Stadshuset.

Arbetsbeskrivning
Du arbetar med den löpande verksamheten inom registraturet, bedömer dagligen hur ett stort antal handlingar ska hanteras, ger service till och besvarar frågor från förtroendevalda, tjänstemän och allmänhet. Du utbildar, informerar och ger råd och stöd till stadsledningskontorets tjänstemän i frågor om diarieföring och digitalt ärendehanteringssystem. Du deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och utför visst utredningsarbete.

Vi tillsammans med åtta andra förvaltningar är först med att börja arbeta i vårt nya stadsgemensamt ärende- och dokumenthanteringssystem eDok. Det nya systemstödet införs löpande i Stockholms stad mellan 2017–2020.

Vid behov utför du även andra uppgifter inom avdelningens ansvarsområde, till exempel i anslutning till fullmäktiges sammanträden.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

• högskoleutbildning för registratorer, är diplomerad registrator eller har annan utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller erfarenhet som gett motsvarande kunskaper
• erfarenhet av arbete som registrator, nämndsekreterare eller motsvarande inom offentlig förvaltning
• goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning
• erfarenhet av att utbilda, informera och ge råd

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av liknande arbete i kommun eller landsting/region
• kunskaper i Platina
• erfarenhet av utvecklingsarbete med fokus på diarieföring och effektiva, digitala processer

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser:
Vi söker dig som är van att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är van att hålla tidsramar och du tycker det viktigt att vara noggrann. Du har lätt för att lära och förmåga att snabbt sätta dig in i nya verksamhetsområden och system.

I rollen hanterar du en stor mängd viktiga handlingar. Du bedömer dessa för att kunna besluta om en korrekt hantering. Du tycker om att arbeta med såväl komplicerade frågor som enklare rutinärenden och har förmåga att lyfta blicken och se sammanhang. Du förstår komplicerade språkliga underlag och har god förmåga att förstå och uttrycka dig enkelt och tydligt i tal och skrift på svenska.

Att samarbeta, ge god service och bidra till ett gott arbetsklimat är självklart för dig. Då du även kommer utbilda är det viktigt att du kan anpassa ditt sätt att förmedla ditt budskap till olika personer, samtidigt som det är viktigt att du styrs av ett juridiskt rättspatos.

Välkommen med din ansökan!

Övrigt
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	omgående, enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/7598
Kontakt	Mats Larsson, Stadssekreterare , 08-508 290 95 Linda Gustavsson, HR-konsult, 08-508 117 40
Facklig företrädare	Annica Walther, Vision , 076-124 15 53 Sofie Hellström Rückert, SACO, 076-122 91 91
Publicerat	2018-12-03
Sista ansökningsdag	2018-12-17