Exploateringskontoret söker en kreativ och flexibel upphandlingsadministratör!

Stockholms Stad, Exploateringskontoret, Miljö & teknik, Upphandling

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Beskrivning

Exploateringskontoret är en stor beställarorganisation och ska av marknaden upplevas som affärsmässig, kompetent och utvecklingsinriktad. Upphandlingsenheten består idag av tio medarbetare som tillsammans arbetar med kontorets resursförsörjning av tekniska konsulter och entreprenader med tillhörande upphandlingsadministration/inköpssamordning.

Enheten arbetar även tillsammans med kontoret i upphandling- och inköpsfrågor samt ansvarar för kontorets gemensamma avtalskatalog och för det beställningssystem som är gemensamt för hela staden.

Upphandlingsenhetens övergripande ansvar är att vägleda all upphandlingsverksamhet inom kontoret och tillgodose dem med en hög servicenivå. Vi arbetar därför i nära samverkan med våra interna beställare och verksamheten.

Nu söker vi ytterligare en upphandlingsadministratör som uppskattar varierande arbetsuppgifter och som har förmåga att tänka högt och lågt och fixa stort och smått.

Dina dagar som upphandlingsadministratör

Som upphandlingsadministratör blir du en viktig del av både upphandlingsenheten och kontoret där kollegor, interna beställare och leverantörer behöver hjälp med olika saker.

Ibland är det fullt av folk runt omkring dig och ibland är de flesta borta på möten och det är lite lugnare. Vissa dagar vet du exakt vad du ska göra, andra dagar dyker frågorna och arbetsuppgifterna upp under dagen.

Här är några exempel på arbetsuppgifter:

  • Ansvar för upphandlingsenhetens funktionsbrevlåda
  • Systemstöd för beställningssystemet, stötta användare som ska göra beställningar
  • Ansvar för den kontorsgemensamma avtalskatalogen
  • Indexuppräkning
  • Avtalsförlängningar
  • Arkivering
  • Utlämning av handlingar
  • Ta fram utdrag och statistik från olika system
  • Komma med egna idéer till förbättringar
  • Stötta kollegorna på enheten

Rollen är dynamisk med vissa arbetsuppgifter som är statiska.

Funktionen för upphandlingsadministration består av två medarbetare som arbetar tätt tillsammans och ingår i Stadens inköpssamordnarnätverk.

Hela kontoret och upphandlingsenheten växer snabbt vilket medför dynamiska arbetsuppgifter som kan förändras efterhand då behov och arbetssätt förändras. Du förväntas att bidra till ett utvecklande arbetssätt.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har teoretisk gymnasieutbildning eller motsvarande kompetens.

Du har god erfarenhet av administrativt arbete. Det är meriterande om du har erfarenhet av inköps- eller upphandlingsarbete, avtalsförvaltning eller e-handel. Vidare är det även meriterande om du har erfarenhet av diarieföring, kommunikation eller ekonomisystem.

Personliga egenskaper

Vi tror att du är en social person som gillar att hugga i där det behövs och har en hög servicenivå. För att trivas i rollen är det dessutom viktigt att du:

  • Gillar att driva igenom och avsluta små och stora projekt
  • Ser problem och oväntade hinder som roliga utmaningar
  • Kan prioritera och få saker gjorda även när det är många som ropar
  • Älskar att skapa ordning och reda
  • Trivs med att hjälpa och stötta där det behövs
  • Har god samarbetsförmåga, är kommunikativ och har pedagogisk insikt

Övrigt

Exploateringskontoret erbjuder ett öppet och prestigelöst arbetsklimat, med stor respekt för din kompetens. Tillsammans med dina kollegor deltar du i att leda stora som små infrastruktur- och stadsmiljöprojekt fram till färdig anläggning. Hos oss arbetar du med cirka 270 kollegor med ett stort engagemang och som brinner för att utveckla och bygga Stockholms stad.

Vi erbjuder dig en trygg arbetsplats med kollektivavtal och förmåner som tjänstepension, friskvårdsbidrag, friskvårdstimme, föräldraledighetstillägg och flexibel arbetstid. Kontoret ligger på Fleminggatan i centrala Stockholm, endast fem minuters promenad från Centralstationen. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- och orienteringsförmåga.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2020/4100
Kontakt
  • Karin Riddersporre , 0850826418
Facklig företrädare
  • Johan Olsve , SACO, 0850887615
  • Luis Lopez, Vision, 08508 27929
Publicerat 2020-09-09
Sista ansökningsdag 2020-10-11

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan