Nämndsekreterare och registrator till serviceförvaltningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Rollen som nämndsekreterare och registrator

Som nämndsekreterare och registrator på serviceförvaltningen leder och utvecklar du självständigt arbetet med förvaltningens nämndadministration, dokumenthantering, arkivfrågor och är förvaltningens specialist i ärendehanteringssystemet E-dok.

Du ansvarar för nämndadministrationen inför och under nämndens sammanträden. Du skriver protokoll vid nämndens möten, ansvarar för utskick av kallelse och ärenden, samt expediering av beslut. Därutöver ger du stöd till förvaltningschef och politikerna i nämnden kring praktiska förutsättningar för genomförande av nämndens möten och att den politiska gången följs.

Du ansvarar också för diariet, postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar samt ger service till handläggare, allmänhet och andra externa intressenter. Du ansvarar också för samt att nämndens hanteringsanvisningar och behandlingsregister är uppdaterade. Därutöver bistår du också förvaltningen med kunskap i offentlighet och sekretess och utlämnande av handlingar samt för att rutiner kring hantering av personuppgifter och dataskyddsfrågor är korrekta och efterlevs. Du är också förvaltningens kontaktperson gentemot stadsarkivet.

En del av tjänsten innebär att du som förvaltningens specialist i ärendehanteringssystemet eDok driver utvecklingsarbetet kring användandet av systemet. Du ansvarar för att utbilda internt, administrera och tilldela behörigheter samt representerar förvaltningen i stadens organisation. Du är samordnare och behjälplig mot användarna i den egna verksamheten.

Dina kompetenser och erfarenheter

För att lyckas i rollen behöver du ha:

• en avklarad gymnasieutbildning
• utbildning inom registratur, arkiv- eller informationshantering, eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• aktuell och relevant arbetslivserfarenhet inom kommunal eller annan offentlig verksamhet
• en god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska
• vana av att arbeta i ett ärendehanteringssystem
• lätt för att förstå komplicerade språkliga underlag
• förmåga att producera skriftliga underlag av hög kvalitet
• god administrativ förmåga och en mycket god IT-vana.

Det är meriterande med kunskap i kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor samt i offentlighets- och sekretessbestämmelser. Vidare är det meriterande med erfarenhet från arbete med dataskyddsförordningen, informationssäkerhet och införande eller utveckling av ärendehanteringssystem. 

Som person är du noggrann, ansvarstagande, serviceinriktad och ditt arbete präglas av struktur, organisation samt effektivitet. Du trivs med att självständigt driva frågor, ha mycket kontakter och att samarbeta med många olika människor.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Din arbetsplats

Avdelningen för administration innefattar funktioner såsom ekonomi, HR, IT, systemförvaltning, registratur, nämndhantering, lokaler, inköp och vaktmästeri. Idag är vi tolv medarbetare på avdelningen varav en registrator, som i sin roll samarbetar med övriga medarbetare inom förvaltningen och med en arkivkonsult. 

Övrig information

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet samt interna konsulter som tillhandahåller stöd inom digitalisering, it & telefoni, rekrytering, samt, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 370 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100 %
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2021/830
Kontakt	Annika Press, adminstrativ chef, 08-508 11 820 Adrian Malmberg, rekryteringskonsult, 08-508 11 731
Facklig företrädare	Polette Gonzalez, Akademiska SSR , 08-508 00 508 Luis Lopez, Vision , 08-508 27 929
Publicerat	2021-03-03
Sista ansökningsdag	2021-03-17