generell-gron.png

Personaladministratör och bemanningsplanerare till Kontaktcenter, vikariat

Stockholms Stad, Serviceförvaltningen, Kontaktcenter

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet, rekryteringsstöd, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 370 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.

Kontaktcenter Stockholm ger information och vägledning kring frågor som rör stora delar av stadens verksamhet. Vi underlättar för stockholmarna och löser deras ärenden snabbt och enkelt. På Kontaktcenter arbetar cirka 85 medarbetare inom de fyra enheterna Äldre Direkt, Stöd och Omsorg, Barn och Ungdom samt Tekniska enheten. Alla inom Kontaktcenter Stockholm har en god förmåga och intresse av att ge service och att bemöta våra kunder på bästa sätt.

Vi söker nu en medarbetare som ska ha en delad roll som personaladministratör och bemanningsplanerare. Tjänsten är ett vikariat under ett år.

 

Arbetsbeskrivning
Arbetet innebär en kombination av personaladministration och bemanningsplanering. Rollen är mångsidig med många kontaktytor och olika sammanhang. Avdelningens enhetschefer och medarbetare är dina kunder. Ditt främsta ansvar är att avlasta och stötta enhetscheferna med uppgifter som rör bemanning och personaladministration.

Som bemanningsplanerare har du ett övergripande ansvar att planera bemanning på korttid för samtliga enheter inom Kontaktcenter. Du och din kollega följer dagligen upp och optimerar bemanningen. I samarbete med enhetscheferna planerar ni även för att optimera bemanning på längre sikt med utbildning, semester och annan frånvaro.

I din roll som personaladministratör arbetar du med administration av anställningsavtal, behörigheter och frånvaro. Som stöd till enhetscheferna följer du upp och kvalitetssäkrar frånvarorapporteringen samt hanterar annan personaladministration utifrån verksamhetens behov. 

 

Kvalifikationer
För denna tjänst krävs att du har:

  • en eftergymnasial yrkesutbildning eller högskoleutbildning inom personalområdet eller motsvarande, alternativt flerårig dokumenterad erfarenhet av liknande arbete
  • erfarenhet av bemanningsplanering och/eller personaladministration
  • erfarenhet av bemanningsplaneringssystem och telefonisystem, exempelvis Teleopti/WFM och Telia Ace-Callguide
  • grundläggande kunskap och god vana av att arbeta i Officepaketet, främst Excel
  • god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du även har:

  • erfarenhet av liknande arbete i en serviceintensiv verksamhet (exempelvis kontaktcenter/kundcenter) med telefon och mejl som kontaktvägar
  • god kunskap och erfarenhet av stadens verksamhetssystem, exempelvis Lisa självservice
  • grundläggande kunskap i personalekonomi


Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser:
Eftersom arbetet innebär att lägga ett stort pussel varje dag, behöver du vara noggrann, strukturerad och lösningsorienterad. På ett ansvarsfullt och självgående sätt tar du ansvar över dina uppgifter och driver dessa framåt. Du arbetar strukturerat och ser till att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. För att lyckas i den här rollen är det viktigt att du är en kommunikativ och lyhörd person som både uppskattar och har förmåga att samarbeta med andra människor. Du hjälper gärna avdelningens medarbetare och enhetschefer samt anstränger dig för att vänligt leverera lösningar.

Känner du igen dig i beskrivningen - och vill ha en roll där du bidrar till att vi på Kontaktcenter kan säkra vår bemanning på bästa sätt!? Tveka då inte att skicka in din ansökan. Varmt välkommen!

Anställningsform Visstidsanställning längre än 6 månader
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde 1 april eller enligt överenskommelse. Gärna start 1 april för att få möjlighet till en bra introduktion.
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2020/436
Kontakt
  • Elin Frantz, HR-konsult, elin.frantz@stockholm.se, 08-508 117 19
  • Susanne Schenström, Enhetschef, susanne.schenstrom@stockholm.se, 08-508 115 99
Facklig företrädare
  • Luis Lopez, Vision, luis.lopez@stockholm.se, 08-508 27 929
  • Polette Gonzalez, SACO, polette.gonzalez@stockholm
Publicerat 2020-02-03
Sista ansökningsdag 2020-02-17

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan