Registrator & objektspecialist för Platina (eDok), Utbildningsförvaltningen
Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor samt hanterar stadsövergripande frågor inom förskolan i samverkan med stadsdelsnämnderna.
Beskrivning av enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF)
Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Enheten håller bland annat utbildningar i diarieföring för förvaltningens handläggare. Registraturet består i dagsläget av runt åtta medarbetare varav sex registratorer. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.
Vi söker nu en registrator som också har rollen som objektspecialist för vårt nya dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina). Eftersom tjänsten är ny får du goda möjligheter att forma den.
Tjänsten som registrator och objektspecialist för eDok
Under 2021 är det Utbildningsförvaltningen tur att gå in i Stockholms stads nya dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina). Du har både rollen som registrator och objektsspecialist för eDok. I rollen som registrator ger du stöd till verksamheterna. Det ingår bland annat postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar. Du hanterar information, författar skrivelser och kommunicera med allmänheten på ett juridiskt korrekt sätt. Du ger service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Du ger råd och stöd i frågor om offentlighet och sekretess och utlämnande av handlingar. Du hanterar utlämnande av allmänna handlingar samt sekretessbedömer information vid registrering och i samband med utlämnande av allmänna handlingar. Vidare analyserar och utvecklar du interna rutiner och processer för informationshantering samt stöttar och utbildar medarbetare i informationshantering.
I rollen som objektspecialist är du en av förvaltningens specialister i ärendehanteringssystemet eDok. Du och dina registratorskollegor administrerar, tilldela behörigheter, testar, stöttar och utbildar i eDok. Du ingår även i ett objektspecialistnätverk inom Stockholms stad samt driver utvecklingsarbetet kring användandet av eDok.
Övergången till eDok innebär att vi successivt ser över och utvecklar våra arbetssätt och rutiner. Det är därmed viktigt att du är allmänt drivande och engagerad i olika utvecklingsområden/projekt. Du arbetar både strategiskt och operativt genom att exempelvis utveckla och implementera nya rutiner och arbetsmetoder.
Din kompetens och erfarenhet
För denna tjänst krävs att du har:
- utbildning inom registratur, arkiv- system- eller informationshantering alternativt relevant arbetserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig för rollen
- flerårig och aktuell erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig verksamhet
- kunskap om offentlighet och sekretess samt de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet
- erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem/dokumenthanteringssystem
- hög digital mognad där du aktivt har arbetat i olika digitala system och i Officepaketets olika program
- mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift.
Det är meriterande om du även har:
- erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina
- erfarenhet av arbete som utbildare/utbildningsledare
- erfarenhet av både strategiskt och operativt arbete med informationshantering
- erfarenhet av införande och/eller utveckling av ärendehanteringssystem/dokumenthanteringssystem.
Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser: I rollen som registrator och objektspecialist för eDok är det viktigt att du är en självgående, noggrann och metodisk person som självständigt kan arbeta med och ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Du är samtidigt en kommunikativ person som både uppskattar och har förmåga att samarbeta med och hantera olika typer av människor. I rollen ingår att vara ett stöd för verksamheterna. Det är därmed viktigt att du har en hög serviceförmåga och tycker om att arbeta i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar. Vidare är du initiativtagande och nyfiken samt kan hantera många olika uppgifter samtidigt. Det viktigt att du har en pedagogisk insikt. Du har förmåga att utbilda andra samt är tydlig och trygg med att förmedla vilka riktlinjer som gäller kring informationshantering. Slutligen har du god förmåga att göra korrekta avvägningar med avseende till verksamhetens bästa samt har en hög integritet och en professionell hållning till ditt uppdrag.
Varmt välkommen med din ansökan!
Övrigt
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.
| Anställningsform | Tillsvidareanställning |
|---|---|
| Anställningens omfattning | Heltid |
| Tillträde | Augusti eller enligt överenskommelse |
| Antal lediga befattningar | 1 |
| Sysselsättningsgrad | Heltid |
| Ort | Stockholm |
| Län | Stockholms län |
| Land | Sverige |
| Referensnummer | 2021/994 |
| Kontakt |
|
| Facklig företrädare |
|
| Publicerat | 2021-03-08 |
| Sista ansökningsdag | 2021-03-22 |
