Registrator/dokumentcontroller
Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från välkända Stockholmsbyggnader till offentliga lokaler för kultur och idrott, kontorsbyggnader, brandstationer, saluhallar, slott, gårdar och torp. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför stadsgränsen. Vi sitter i Tekniska Nämndhuset på Fleminggatan 4, cirka 5 minuters promenad från Centralstationen.
Vi söker en kunnig och handlingskraftig registrator/dokumentcontroller som vill vara med och utveckla vår registratur och informationshantering!
Arbetsuppgifter
I rollen som registrator/dokumentcontroller kommer du vara en nyckelperson i att driva den digitala utvecklingen framåt för kontorets informationshantering, i nära samarbete med bland annat arkivarie, nämndsekreterare, förvaltningssekreterare, jurist och medarbetare inom IT. I staden är eDok-förvaltningen på Stadsarkivet samt nätverk för registratorer självklara samverkansytor. Du arbetar med hela kontorets verksamhet och kommer i kontakt med flertalet av de spännande fastigheter och frågor som kontoret arbetar med.
Ditt primära arbetsverktyg är stadens dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina). Du är huvudansvarig för kontorets diarieföring och är även kontorets objektspecialist för eDok. Du ger verksamheten råd och stöd i både system- och diarieföringsfrågor. Du säkrar också att allmänhetens och andra intressenters frågor hamnar hos rätt person på fastighetskontoret eller kanaliseras till rätt del av staden. Som objektsspecialist förvaltar och utvecklar du eDok genom exempelvis framtagande av rutiner, lathundar och mallar i systemet. Du kommer också hålla utbildningar samt driva och delta i utveckling av kontorets processer kopplade till ärende- och informationshantering.
Kvalifikationer
Du har högskoleutbildning inom relevant område, exempelvis arkivvetenskap, informationshantering, statsvetenskap, samhällsvetenskap eller informatik. Du har några års relevant arbetslivserfarenhet som registrator eller motsvarande.
Du behöver ha grundläggande juridiska kunskaper i relevant lagstiftning, framför allt inom tryckfrihetsförordning samt offentlighets- och sekretesslagstiftning. Det är ett krav att du har arbetat hos en offentlig arbetsgivare och meriterande om du har erfarenhet av kommunal verksamhet. Du har dokumenterad erfarenhet av digital dokumenthantering samt av att ta fram rutiner och att handleda andra inom området.
Du är en utvecklingsinriktad person som planerar, organiserar och prioriterar arbete på ett effektivt sätt. Du har ett prestigelöst förhållningssätt om skapar goda relationer. Din förmåga att uttrycka dig väl på svenska är mycket god. Vidare är du uthållig och arbetar på över tid tills projekt är avslutade eller resultat har uppnåtts.
Beskrivning
Registratorn/dokumentcontrollern tillhör enheten digitala stöd och tillhör en av fyra enheter inom den administrativa avdelningen. Enheten har fokus på IT-verktyg samt hantering av kontorets dokumentation/information, både digital och på papper. Enhetens huvudfunktioner består av IT, registratur och arkiv samt teknisk fastighetsinformation.
Administrativa avdelningen ansvarar för att utveckla och förvalta fastighetskontorets administrativa processer och rutiner. Det gäller områdena ekonomi, upphandling, verksamhetsplanering, kvalitet, IT, arkiv och registratur, strategiskt säkerhetsansvar och lokalservice. I uppdraget ingår att säkerställa att stödet, styrningen och utvecklingen sker på ett effektivt och enhetligt sätt, till nytta för hela kontoret och i överensstämmelse med stadens övergripande riktlinjer. Avdelningen har fyra enheter - ekonomienheten, digitala stöd, lokalservice samt upphandlingsenheten som ansvarar för förvaltningsövergripande frågor inom sina områden och funktioner.
Övrigt
Säkerhetsklassning
Svenskt medborgarskap är ett villkor, eftersom anställningen är säkerhetsklassad. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen
Hos oss får du:
• Vara med och utveckla Stockholm
• Arbeta med spännande och unika fastigheter
• Goda möjligheter att utvecklas inom ramen för ditt uppdrag och inom Stockholms stad
• En chef som engagerar, stöttar och utmanar
• Hjälpsamma och kompetenta kollegor som bidrar till en god stämning på kontoret
• En centralt belägen arbetsplats
• Förmåner som exempelvis Rikskortet, friskvård och semesterväxling
• En arbetsgivare som jobbar med sina utmaningar
Ett Stockholm för alla
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning eller ålder.
| Anställningsform | Tillsvidareanställning |
|---|---|
| Anställningens omfattning | Heltid |
| Tillträde | Enligt överenskommelse |
| Antal lediga befattningar | 1 |
| Sysselsättningsgrad | 100% |
| Ort | Stockholm |
| Län | Stockholms län |
| Land | Sverige |
| Referensnummer | 2019/6174 |
| Kontakt |
|
| Facklig företrädare |
|
| Publicerat | 2019-12-13 |
| Sista ansökningsdag | 2020-01-12 |
| Utbildningskrav |
Högskola/universitet |
