Administrativ samordnare till Kulturförvaltningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Kultur är en viktig del av Stockholms nervsystem och berör miljontals människor varje år. På Kulturförvaltningen arbetar vi tillsammans för att stärka kulturlivet i Stockholm. Vi skapar möjligheter för stadens invånare och besökare att ta del av och själva skapa kultur. Hos oss råder ett öppet arbetsklimat där medarbetarna i allra högsta grad är delaktiga i utvecklingen. Var med och bidra till att Stockholm växer med kultur!

Kulturförvaltningen arbetar för att alla i Stockholm ska ta del av ett kulturliv som är angeläget och av hög kvalitet. Det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av en mångfald av olika uttryck som når alla stockholmare. Verksamheten omfattar Kulturskolan, Stockholms stadsbibliotek, Liljevalchs konsthall, Stockholm konst, Evenemangsavdelningen, Stadsmuseet och Medeltidsmuseet. Kulturförvaltningen ger även stort stöd till det fria kulturlivet.

Arbetsplatsbeskrivning
Kulturstrategiska staben på Kulturförvaltningen arbetar med strategisk utveckling och kulturstöd till det fria kulturlivet. Särskilda strategiska utvecklingsområden är stadsutveckling och barn- och ungdomskulturfrågor. Vi arbetar också med stöd till det fria kultur- och föreningslivet, folkbildning, samlingslokaler

Vi erbjuder ett spännande, utvecklande och självständigt arbete i en utvecklingsorienterad organisation med fokus på stockholmarna, konst- och kulturskapare. Staben har cirka 20 medarbetare varav flertalet är handläggare eller strateger. Tillsammans arbetar vi en modern aktivitetsbaserad kontorsmiljö i Rinkeby.

Dina arbetsuppgifter

Du ansvarar för kulturstrategiska stabens övergripande administration, interna och externa kommunikation. Du samordnar och leder administrativa flöden och resurser inom staben, samt har ett nära samarbete med enheterna för kommunikation, IT, HR och ekonomi.

Tjänsten ingår i enheten för kulturstöd som är en del av kulturstrategiska staben
Du rapporterar i första hand till närmaste chef på kulturstödsenheten, i andra hand till chefen för stadsutvecklingsenheten som också är en del av uppdragsområdet.

Som administrativ samordnare bidrar du med kvalificerat administrativt stöd kopplat till verksamheten. Du deltar själv vid olika aktiviteter, events och projekt. Några exempel på arbetsuppgifter:

• Administration i samband med verksamhetsplanering, gemensamma aktiviteter och planeringsdagar.
• Underhålla och förbättra befintliga system, strukturer och "lathundar".
• Publicera innehåll på hemsida och intranät.
• Administrera stabens olika plattformar i sociala medier.
• Beställare av interna och externa kommunikationstjänster.
• Leda interna projekt inom ditt ansvarsområde.  
• Ansvara för olika typer av dokumentation.

Du samverkar internt med kollegorna inom din enhet och stadsutvecklingsenheten och med andra inom förvaltningen. Du representerar även staben i gemensamma projekt, nätverk eller arbetsgrupper, till exempel ingår du i Husrådet.

I tjänsten ingår andra förekommande arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Din kompetens och erfarenhet

Du har minst tre års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete där det har ingått:
- att organisera och samordna administrativa flöden inom HR, ekonomi och IT
- att arbeta i ett ekonomisystem för stora organisationer, till exempel Agresso
- professionell administration av sociala medier och webbsidor
- effektivt driva processer samt leda egna projekt från start till mål

Du har relevant eftergymnasial utbildning inom administrativ koordinering/samordning eller motsvarande kompetens som av arbetsgivaren bedöms som likvärdig. Digital kompetens och erfaren användare av digitala tjänster är ett krav. Erfarenhet inom offentlig sektor är meriterande, likaså erfarenhet av projektledning.

Tjänsten bygger i hög grad på självledarskap. Det är ofta du som initierar och genomför de olika arbetsuppgifterna inom ditt ansvarsområde. Därför behöver du vara strukturerad, självständig och bra på att prioritera. Du är en duktig kommunikatör, såväl muntligt som skriftligt. I rollen har du många kontaktytor, både internt och externt. För att lyckas måste du vara serviceinriktad och ha lätt för att samarbeta i olika sammanhang och konstellationer.

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Stockholm, Rinkeby
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2020/700
Kontakt	Bo-Bertil Larson, HR-konsult, 08-508 117 17 Anne Lund, Enhetschef, 08- 508 319 26
Facklig företrädare	Maria Sundström, Saco, 08-50831588 Görel Norlén, Vision, 08-50830163
Publicerat	2020-02-21
Sista ansökningsdag	2020-03-08