Kyrkogårdsförvaltningen söker administrativa assistenter

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stockholms kyrkogårdsförvaltning är huvudman för begravningsverksamheten i Stockholm. Kyrkogårdsförvaltningen bedriver begravnings- och serviceverksamhet med högt ställda etiska krav och ansvarar för 11 begravningsplatser, 13 kapell och 2 krematorier med stora kulturhistoriska värden.
.

Beskrivning

Begravnings- och skötseladministrationen består idag av 15 medarbetare (ca 100 anställda totalt i förvaltningen). Kontoret är beläget på Hallvägen, Slakthusområdet i Globen. Förvaltningen söker nu två assistenter med administrativ erfarenhet till enheten vars huvudsakliga ansvarsområden är;

• begravningsfrågor i allmänhet
• bokning av ceremonier och förrättningar i kapell, anläggningar och på begravningsplatser
• avtal och överenskommelser kring innehav och skötsel av gravplatser
• information om olika begravningsskick och gravsättningsformer
  

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna innefattar att dagligen arbeta med registrering, uppdatering av data, hantering och koordinering av förfrågningar, beställningar och bokningar av olika slag. Det ingår även att ha kontakter med privatpersoner, begravningsbyråer, företagare, myndigheter m fl (kundtjänst). Du har även daglig kontakt, samarbetar och är i dialog med andra enheter inom förvaltningen. Huvuddelen av samtliga kontakter sker främst via datorsystem, telefon och e-post.

Kvalifikationer

Lägst gymnasieutbildning och vana att arbeta i Officepaketet. Du måste kunna kommunicera på ett etiskt ansvarsfullt och professionellt sätt som skapar trovärdighet och förtroende bland kunder och kollegor. För att kunna fungera och trivas bra i rollen behöver du ha en utpräglad samarbetsförmåga och servicekänsla, vilket innebär att du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt förhållningssätt och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Nödvändiga färdigheter är att kunna prioritera bland dina arbetsuppgifter, ta egna initiativ till lösningar i dialog med andra och på ett noggrant sätt slutföra dina arbetsuppgifter. Du måste ha god förmåga att arbeta såväl enskilt som i grupp. Vi söker dig som har flerårig administrativ erfarenhet, gärna med uppgifter som diarieföring och någon form av ärendehantering; kunskap om lagar och förordningar som styr hantering av allmänna handlingar. Du måste behärska det svenska språket mycket väl i både tal och skrift.

Övriga språkkunskaper är meriterande.

Övrigt

Vi lägger stor vikt vid den personliga lämpligheten. Du är noggrann, ansvarstagande, välstrukturerad och initiativrik, social, trygg i dig själv, en god lyssnare, positiv och tydlig i all kommunikation och relationer. Du måste ha förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter parallellt. Provanställning 6 månader tillämpas.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	2
Sysselsättningsgrad	100 %
Ort	Stockholm/Globen
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2019/530
Kontakt	Elisabeth Tollsten, enhetschef , 08 - 508 301 07
Facklig företrädare	Görel Norlèn, VISION , 08 - 508 301 63
Publicerat	2019-01-30
Sista ansökningsdag	2019-02-15