Registrator/arkivarie till Norrmalms stadsdelsförvaltning

Stockholms Stad, Norrmalm SDF, Administrativa avdelningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Norrmalms stadsdelsområde har ca 70 000 invånare. I stadsdelsområdet ingår förutom Norrmalm och Vasastan även den nya stadsdelen Hagastaden där bostäder, parkområden, handel, life science med världsledande forskning och avancerad vård växer fram. Norrmalms stadsdelsförvaltning erbjuder dig en attraktiv arbetsplats där vi tillsammans arbetar för att ge stockholmarna de bästa verksamheterna.

Arbetsplatsbeskrivning

Administrativa avdelningen på Norrmalms stadsdelsförvaltning ansvarar för nämndsekretariat, registratur, arkiv, IT- och telefoni, trygghets- och säkerhetsarbete samt vaktmästeri och reception. I avdelningens uppdrag omfattar även samordning av förvaltningens större planerings- och uppföljningsärenden som exempelvis verksamhetsplan, tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Avdelningen utgör också ett stöd till förvaltningens chefer och medarbetare i styrningsfrågor med fokus på att skapa goda förutsättningar för analys av vilka resultat vi skapar för våra invånare.

Arbetsbeskrivning

Rollen som registrator/arkivarie innebär att självständigt leda och utveckla arbetet med förvaltningens dokumenthantering och arkivfrågor. Registratorn är objektspecialist för vårt digitala ärendehanteringssystem, eDok (systemstöd Platina) som syftar till att förenkla, samordna och digitalisera ärende- och dokumenthanteringen i Stockholm stad. Som förvaltningens registrator kommer du att ansvara för diariet, postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar samt att ge service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Vidare ingår hantering av förvaltningens funktions- och remissbrevlåda och utlämnandet av allmänna handlingar.

Du tillsammans med nämndsekreteraren på förvaltningen arbetar gemensamt med arkivfrågor och dataskyddsfrågor. Registratorn täcker upp vid nämndsekreterarens frånvaro vilket innebär ansvar för några nämndsammanträden och sociala delegationer per år.

Kvalifikationer

  • Högskoleutbildning med lämplig ämneskombination för att arbeta med dokumenthantering tillexempel arkiv- och informationsvetenskap eller motsvarande kompetens.
  • Några års erfarenhet av att arbeta som registrator eller arkivarie i offentlig sektor.
  • Dokumenterad erfarenhet av digital dokumenthantering, ta fram rutiner och att handleda andra i detta arbete.
  • God kunskap om offentlighetslagstiftning och annan relevant lagstiftning.

Det är meriterande om du är diplomerad registrator eller har särskild arkivkompetens. Har du erfarenhet av att jobba med dokumenthanteringssystem är det starkt meriterande. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av nämnadministration och om du deltagit vid införande av ärendehanteringssystem.

Vid intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter:

Vi söker dig som har en uttalad känsla för service samtidigt som du har ett prestigelöst förhållningssätt om skapar goda relationer i såväl interna som externa kontakter. Du planerar ditt arbete, kan prioritera ellan olika arbetsuppgifter och hålla deadlines. Vi vill att du är noggrann och levererar med hög kvalité ditt arbete. Du har en analytisk läggning, är lyhörd och smidig i kontakten med andra och löser onflikter på ett konstruktivt sätt.

Övrigt

Intervjuer kan komma att ske fortlöpande

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Stockholm/Norrmalm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2019/2443
Kontakt
  • Adrian Malmberg, HR-konsult, 08 508 11 731
  • Maria Härenstam, Administrativ Chef, 08 508 09 020
Facklig företrädare
  • Fackliga företrädare nås via växeln, 08 508 09 000
Publicerat 2019-05-24
Sista ansökningsdag 2019-06-07

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan