Registrator med intresse för digital informationshantering

Stockholms Stad, Stadsbyggnadskontoret, Stab

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsbyggnadskontoret planerar för ett framtida Stockholm på uppdrag av stadsbyggnadsnämnden. Vi arbetar med stadsplanering såväl översiktligt som på detaljnivå, bygglov, stadsmätning, fastighetsbildning och bostadsanpassning. Stadsbyggnadskontoret, som lyder under stadsbyggnadsnämnden, har ca 390 anställda. Vi sitter centralt på Kungsholmen med ca tio minuters gångavstånd till Stockholms central.

Arbetsplatsbeskrivning

Stadsbyggnadskontorets registratur- och arkivenhet är placerad i kontorets stab och har det övergripande ansvaret för frågor kring hantering av allmänna handlingar. På registraturen tas merparten av kontorets inkommande post emot och registreras. Diarieföringen sker i Public360. På enheten arbetar idag ca 16 personer, varav nio av dessa arbetar med registrering av ritningar och andra handlingar. Eftersom en medarbetare har valt att gå vidare inom kontoret behöver vi rekrytera en registrator.

Stadsbyggnadskontoret arbetar målmedvetet för att bli helt digitala i handläggningen av ärenden och har både ett digitalt ärende-hanteringssystem och ett digitalt arkiv. Registraturen har en viktig roll i kvalitetssäkringen av processer, utveckling av rutiner mellan avdelningarna och registraturen. Merparten av alla handläggare på kontoret arbetar i systemet och diarieför själva sina utgående dokument. Vi utvecklar flera e-tjänster för ansökan av olika typer av ärenden inom stadsbyggnadsområdet såsom ansökan om skyltlov, ansökan om bostadsanpassningsbidrag. Registratur- och arkivenheten har en central roll i utvecklingen av dokument- och ärendehanteringssystemet samt utvecklingen av en digital hantering av ärenden.

Arbetsuppgifter

Som registrator på Stadsbyggnadskontoret registrerar du till kontoret inkomna ärenden, merparten av dessa ärenden är bygglovhandlingar och ritningar. Vi hanterar stora informationsmängder varje dag som behöver registreras skyndsamt. Du arbetar i nära samarbete med övriga kollegorna inom registratorsgruppen. Du har också många interna kontakter med kunniga och professionella kollegor från olika verksamhetsområden. I tjänsten ingår även att delta aktivt i enhetens utvecklingsarbete, särskilt med inriktning på digitalisering.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har registratorsutbildning på högskolenivå eller likvärdig utbildning, alternativt minst tre års arbetslivserfarenhet som registrator. Du har erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem, meriterande om du har arbetat i Public 360.  Du ska ha god kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet samt registrators funktion och ansvar. Din kommunikativa förmåga är mycket god i både tal och skrift och du har goda datakunskaper. Vi hanterar många bygglovshandlingar och vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av den typen av handlingar eller erfarenhet av stadsbyggnadsfrågor.

I denna rekrytering lägger vi särskild vikt vid följande personliga egenskaper.
Som person är du noggrann, självgående och strukturerad, med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du har en helhetssyn, tar hänsyn till flera perspektiv och har god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende till verksamhetens bästa.
Vi ställer höga krav på din förmåga och vilja att driva ditt arbete framåt med stort fokus på kvalitet, genom ett proaktivt arbetssätt. Du har ett serviceinriktat förhållningssätt, som präglas av din förmåga att hitta lösningar och vilja hjälpa andra. Det är viktigt att du är flexibel och stresstålig då arbetsbördan kan variera över tid. Då arbetet innefattar många kontaktytor, krävs det att du är lyhörd och har en mycket god samarbetsförmåga.

Är du intresserad av att vara mitt i utvecklingen av Stockholms stad och lära dig mer om stadsplane- och bygglovsprocessen?

Varmt välkommen med din ansökan!

Villkor

Vi kan komma att tillämpa provanställning för denna tjänst.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse.
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Kungsholmen
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2018/209
Kontakt
  • Birgitta Stenbäck, Enhetschef, 08-508 260 74
  • Cecilia Svensson, HR-konsult, 08-508 271 68
Facklig företrädare
  • Fanny Nordqvist-Darell, Vision, 08-508 275 73
  • Björn de Maré, SACO, 08-508 282 81
Publicerat 2018-01-11
Sista ansökningsdag 2018-01-25
Utbildningskrav Högskola/universitet

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan

Logga in och sök jobbet