Administratör

Stockholms Stad, Arbetsmarknadsförvaltningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka i arbete eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade
arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning - kommunal vuxenutbildning inklusive utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna och yrkeshögskola.

Vill du veta varför du borde arbeta hos oss? Klicka här för att se en film om Arbetsmarknadsförvaltningen och vårt uppdrag!

Arbetsplatsbeskrivning

Verksamheten Stockholmsvärdar tar emot personer som har varit inskrivna på Jobbtorg Stockholm i minst 6 månader eller som bedöms riskera långtidsinskrivning. De får möjlighet att prova på en anställning som Stockholmsvärd som plockstädar och vårdar stadens gatumiljö. Under tiden som anställningen pågår erbjuds de stöd att finna en mer långsiktig lösning kring sin försörjning. Det kan vara anställning hos en annan arbetsgivare, betald praktik eller stöd att påbörja studier.

Vi är på Stockholmsvärdar tio medarbetare fördelade i tre lokaler med ca 16 Stockholmsvärdar i varje lokal. Nu söker vi en administratör som kan hjälpa oss med det administrativa arbetet. Som administratör hos oss kommer du att vara huvudsakligen placerad i Hammarby sjöstad men besök kan även komma att behöva göras på andra lokaler inom verksamheten (Hässelby gård, Rinkeby och Söderort). Genom att ansvara för och organisera vår administration bidrar du till vårt meningsfulla uppdrag att stödja människor till arbete och integrering.

Arbetsbeskrivning

Som administratör har du en viktig roll att fylla. En väl organiserad administration bidrar till ett funktionellt, rättssäkert och effektivt arbete, både internt och externt, vilket i förlängningen kommer allmänheten till godo. Just nu söker vi en erfaren administratör till enheten Jobbstart Stockholmsvärdar. Som administratör har du många varierande arbetsuppgifter.

Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som kan förekomma:

  • Att hantera fakturor (som till största delen sker i ekonomisystemet Agresso)
  • Att följa upp att enheten fått in rätt bidrag från Arbetsförmedlingen
  • Att boka, köpa in och beställa varor och tjänster bland annat via inköpssystemet Effektiva inköp (att fakturera och skriva rekvisitioner etc).
  • Att bevaka, uppdatera och hantera funktionsbrevlådor
  • Att uppdatera PowerPoint-information till deltagarna
  • Att ansvara för regelbunden justering av inventarieförteckningar, förråd etc.
  • Att kontinuerligt administrera ägarbyten av datorer och annan utrustning
  • Att formulera brev och protokoll
  • Att boka möten och hjälpa till med större utskrifter
  • Att stödja arbetet med att uppdatera administrativa rutinbeskrivningar
  • Att stödja cheferna med blankettadministration och behörighetsbeställningar
  • Att arkivera och hantera dokument
  • Att vara behjälplig i receptionen kan komma att bli en del av arbetet
  • Att vikariera eller täcka upp för administrativa kolleger eller chefer vid behov

Kvalifikationer

Gymnasieutbildning med inriktning administration och/eller ekonomi är ett krav.

Flera års erfarenhet av att arbeta som administratör.

Några års erfarenhet av att arbeta i ett ekonomisystem är ett krav.

Du behärskar ekonomisystemet Agresso.

För tjänsten krävs också att du har mycket goda kunskaper av Microsoft Office och hela Officepaketet.

Du behöver kunna formulera dig väl i både tal och skrift, eftersom arbetet inkluderar att kunna skriva protokoll och liknande dokument.

Du behöver vara eller bli väl förtrogen med det administrativa systemet FLAI eftersom du kommer att ha ett uppdrag att följa upp resultaten statistiskt i detta system.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och följande förmågor

Du planerar och strukturerar ditt arbete självständigt och på ett effektivt sätt.

Du behöver kunna arbeta självständigt och vara självgående samt kunna prioritera din tid.

Som administratör bör du vara noggrann.

Du tar egna initiativ och är hjälpsam där du ser att det behövs och bistår i utvecklingen av de administrativa processerna.

Du behöver vara flexibel, lyhörd, serviceinriktad och samarbetsorienterad eftersom arbetet innebär regelbundna och nära kontakter med chefer, medarbetare och arbetssökande.

Du ser värdet hos människor med olika kulturer och bakgrund och har förståelse för dem som befinner sig i utsatta situationer.

Du har lätt för att skapa kontakter och underhålla relationer i arbetet, vilket bidrar till god samverkan mellan olika aktörer och en god arbetsmiljö.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100
Ort Södermalm men kan komma att förändras under rekryteringens gång
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2018/1653
Kontakt
  • Natasja Vos, biträdande enhetschef , 08-508 355 59
Facklig företrädare
  • Jösta Claesson, Vision, 08-508 252 29
  • Lowisa Lowe Anderzon, Kommunal, 08-508 252 90
Publicerat 2018-03-21
Sista ansökningsdag 2018-04-08
Utbildningskrav Gymnasium

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan
Läs mer om oss här

Dela länkar