Administrativ assistent sökes till administrativ enhet

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning finns i västra Stockholm med närhet till natursköna områden och goda kommunikationer. Vi är cirka 1700 stolta och engagerade medarbetare som bidrar med service av hög kvalitet till stadsdelsområdets invånare varje dag. Vår arbetsmiljö präglas av samarbete, mod och delaktighet. Vår styrka är att den mångfald som finns bland invånare även finns hos våra medarbetare. Tillsammans gör vi skillnad!

Beskrivning

Den administrativa enheten inom avdelningen Individ och Familj, Hässelby – Vällingby stadsdelsförvaltning startades upp i oktober 2017. Vår enhet är nu inne i en spännande fas där vi bygger upp vår enhet, lär oss av varandra och tillsammans arbetar för att utföra vårt uppdrag och nå verksamhetens mål. Enheten består av 1 enhetschef och 13 erfarna medarbetare. Vi söker nu en ny medarbetare som delar vår värdering om ett tydligt medborgarperspektiv, det vill säga, att vi är till för kommunens invånare.

Om du inspireras av att arbeta med brett administrativt arbete, har förmågan att se och utveckla administrativa processer samt att vara med och utveckla en enhet i uppbyggnad, så är du rätt person för oss. Den administrativa enhetens uppdrag är att tillgodose avdelningens medarbetare och chefer med ett kvalitativt och effektivt administrativt stöd, som kan underlätta för dem att uppnå verksamhetens mål och att vara en kontrollfunktion. Inom vår enhet finns även förvaltningens arkiv som servar och arbetar övergripande mot avdelningarna Individ och Familjeomsorg, Funktionsnedsättning, Socialpsykiatri och Äldreomsorg.

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifter för tjänsten är bland annat:

• Akt- och arkiveringsarbete, gallrings- och sorteringsarbete samt diarieföring
• Besvara förfrågningar från socialhandläggarna, myndigheter och privatpersoner
• Vara behjälplig till socialsekreterarna med vissa kontroller i olika system
• Andra förekommande administrativa arbetsuppgifter, vara en del av ett backupsystem tillsammans med övriga administratörer på enheten samt föra minnesanteckningar vid möten.

Eftersom enheten är inne i en uppbyggnadsfas innebär det att arbetsuppgifterna kan förändras och att du kan komma att vara en del av ett backupsystem tillsammans med övriga administratörer på enheten. Du kommer att vara delaktig i utveckling av rutiner och arbetssätt inom enheten. Därutöver tillkommer samarbete med övriga assistenter inom verksamhetsområdet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom det administrativa området och krav finns på att du har några års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du har en hög IT mognad och är van att arbeta i Microsoft Office. Meriterande är även erfarenhet av akt- och arkiveringsarbete.
Då arbetet ställer höga krav på skriftlig dokumentation är det viktigt att du är duktig på att uttrycka dig i skrift. Vi ser positivt på erfarenhet av arbete i Stockholms stads IT-system och arbetslivserfarenhet från offentlig och politiskt styrd verksamhet är meriterande.

Som person är du flexibel, positiv och serviceinriktad. Du trivs i en miljö där du får ta egna initiativ, se till att få saker gjorda samt ta dig an och lösa problem. Vi vill att du kan tillgodogöra dig skriftliga instruktioner och att du stimuleras av att utveckla och förbättra arbetssätt och rutiner. Du behöver även ha en god organisationsförmåga och ett strukturerat arbetssätt. Vi ser det även som viktigt att du har en god samarbetsförmåga, har en naturlig servicekänsla och ett stort engagemang för ditt arbete och dina kollegor. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/1473
Kontakt	Anna Carlstam, 0850804958
Facklig företrädare	Muhammad Mohsan , 08-50805033
Publicerat	2018-03-09
Sista ansökningsdag	2018-03-23
Utbildningskrav	Gymnasium