Administrativ samordnare till S:t Erik Markutveckling

Stockholms Stadshus AB har en sammanhållande funktion för Stockholms stads aktiebolag och ska leda bolagskoncernen. I kommunfullmäktiges direktiv ingår att svara för övergripande utveckling, strategisk planering, löpande översyn och omprövning, utöva ekonomisk kontroll och uppföljning, samt att utveckla styrformer och samspelet mellan ägare, koncernledning och dotterbolag. Moderbolaget följer upp av kommunfullmäktige beslutade direktiv, i samverkan med stadsledningskontoret.

Beskrivning

S:t Erik Markutveckling AB ägs av Stockholms stad och är ett dotterbolag inom koncern Stockholms Stadshus AB. Bolagets uppgift är att äga, förvalta och utveckla fastigheter i avvaktan på en framtida stadsutveckling. Idag äger och förvaltar S:t Erik Markutveckling AB fastigheter i några av Stockholms stora stadsutvecklingsområden - Ulvsunda, Slakthusområdet, Årstafältet, Norra Djurgårdsstaden, Hammarby Sjöstad och Västberga. Bolaget har en liten egen organisation och förvaltning och drift sköts av extern fastighetsförvaltare.

Varför ska du söka jobb hos oss? Hos oss får du härliga kollegor som har ett stort engagemang för sitt jobb. Vi hjälper varandra och värnar den goda arbetsmiljön. Arbetsgruppen består bland annat av en VD, ekonomichef, fastighetschef, utvecklingschef samt övriga interna och externa funktioner. Ekonomichefen blir din närmaste chef.

Då vår nuvarande administrativa samordnare ska gå i pension, söker vi en ny spindel i nätet, gärna med intresse för digitalisering och fastighetsfrågor. Vi sitter i charmiga lokaler mitt i centrala Stockholm.

Arbetsuppgifter

Rollen utgör en viktig del i organisationen där du främst kommer att stötta chefer med varierande uppgifter, högt som lågt. Du är spindeln i nätet som arbetar proaktivt för att alltid ligga steget före och har många kontaktytor, främst interna men även externa. Du ansvarar för rutiner och arbetssätt inom det administrativa området, samt utveckling av dessa.

Arbetsuppgifterna omfattar bl.a att självständigt ansvara för registrering och arkivering av allmänna handlingar. Administration kring styrelsemöten utgör också en stor del av arbetet. Som exempel kan nämnas kvalitetssäkring av styrelsehandlingar och upprättande av underlag till protokoll. Du bevakar och kvalitetssäkrar bolagets remisshantering samt ägardirektiv från staden. Du är även involverad i arbetet med uppföljning av bolagets verksamhetsmål och är sekreterare vid interna möten.

Förutom att vara administrativt stöd till ekonomichef, förväntas du även stötta fastighetschef och utvecklingschef med avtalshantering, projekthandlingar och myndighetshandlingar.

Du är kontorsansvarig och sköter dagliga kontorsgöromål såsom posthantering, inköp, felanmälan, uppdatering av hemsidan och bevakning av bolagets funktionsbrevlåda. Du bistår också bolagets medarbetare i enklare IT-relaterade frågor samt övriga administrativa sysslor som kan förekomma.

Kvalifikationer
Vi vill att du har:

• Lägst en gymnasial utbildning
• Minst 5 års aktuell erfarenhet av administrativt arbete med liknande arbetsuppgifter, gärna inom offentlig sektor
• Erfarenhet av arkivering, diarieföring, allmänna handlingar
• Mycket goda datorkunskaper samt god erfarenhet av arbete med Officepaketet
• Har lätt för att kommunicera och är bra på att utrycka dig skriftligt på svenska

Meriterande:

• Erfarenhet av arbete med planering och uppföljning i verksamhetssystem
• Erfarenhet av Agresso
• Intresse för fastighetsfrågor ser vi som ett plus, dock inget krav

Vi lägger stor vikt på personlig lämplighet och följande personliga egenskaper: Vi söker dig som har ett genuint intresse för service och administration. För att vara framgångsrik i den här rollen är du en flexibel och serviceinriktad problemlösare som tar dig an varierande arbetsuppgifter med en positiv och prestigelös inställning. Det är viktigt att du är självgående, strukturerad och noggrann då arbetet består av många olika uppgifter där det krävs god ordning och reda. Du har en mycket god samarbetsförmåga, hög integritet och har lätt för att skapa goda relationer och tillsammans med dina kollegor bidra till utvecklingen av våra uppdrag.

Du är varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

http://www.sterikmark.se/

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Omgående
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2017/7896
Kontakt	Petrus Potrus, HR-konsult, 08-508 11 739 Anna Ullberg, Ekonomichef, 08-508 29 924
Publicerat	2017-11-20
Sista ansökningsdag	2017-12-10