Administratör till HR-enheten, Utbildningsförvaltningen

Stockholms Stad, Utbildningsförvaltningen, Pk-avd, HR-enheten

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Arbetsplatsbeskrivning

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med cirka 16000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor samt hanterar stadsgemensamma frågor inom förskolan i samverkan med stadsdelsnämnderna.

Avdelningen för personal- och kompetensförsörjning utgör en tydlig partner till kärnverksamheten och svarar för förvaltningens arbete med arbetsgivarfrågor. Just nu söker vi en administratör till HR-enheten, en av avdelningens fyra enheter. HR-enheten har i uppdrag att bland annat utgöra ett konsultativt stöd till chefer inom personalfrågor, ansvara för förvaltningens övergripande arbetsmiljöarbete samt genomföra utbildningar inom personalområdet.

Arbetsbeskrivning

Du är det administrativa stödet till HR-enheten och dina arbetsuppgifter består av personal- och ekonomiadministration inom enhetens arbetsområden. Du ansvarar bland annat för den personaladministrativa processen för hantering av företrädesrätt och listor för personaltillgång samt upprättande av anställningsavtal. Administration av utbildningar och de sommarjobb som förvaltningen årligen genomför ligger också inom ramen för din roll som administratör hos oss. Du sköter fakturahantering, överföringar och utbetalningar i vårt ekonomisystem Agresso samt diarieföring och samordnar arkiveringen av enhetens dokument. En annan viktig del i rollen är att ansvara för att organisera event i form av konferenser, hedersbelöningar och andra tillställningar samt planering och bokning av möten. I arbetsuppgifterna ingår även att skriva protokoll, skapa och sammanställa enkäter men också övriga administrativa uppgifter som hör till enheten.

Enheten består idag av ett 20-tal medarbetare och din närmaste chef är HR-chefen. Du är ensam administratör på enheten men har ett nära samarbete med administratörer på de övriga enheterna inom avdelningen.

Kvalifikationer

Du som söker har:

- Eftergymnasial utbildning inom personaladministration eller motsvarande

- Minst 3 års erfarenhet som administratör eller motsvarande befattning

- Goda kunskaper av IT-användning av bl a Officepaketet

- Erfarenhet av att ha arbetat med fakturahantering

- Erfarenhet av att ha organiserat event

- God uttrycksförmåga i tal och skrift i svenska

Det är meriterande om du också har:

- Erfarenhet av att ha arbetat med administration på en personalavdelning

- Erfarenhet av att ha utvecklat personaladministrativa processer

- Erfarenheter av Agresso, LISA, WinLas och ”jobba i stan”

- Erfarenhet av arbete i personal- och ekonomisystem

Du är flexibel och prestigelös och har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter. Du är proaktiv och tar initiativ till att sätta igång aktiviteter och uppnår resultat. Du är strukturerad och har förmågan att planera, organisera och prioritera ditt arbete. Du inser vikten av att administrativa processer håller en hög kvalitet och ditt arbetssätt präglas av effektivitet. Vi förväntar oss också att du kan driva dina arbetsuppgifter självständigt. Du har god servicekänsla med intresse av att hjälpa andra och är tillmötesgående i ditt bemötande. Du kommunicerar väl och uttrycker dig klart, välformulerat och situationsanpassat.

Övrigt

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Efter överenskommelse
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2018/6056
Kontakt
  • Stella Dellios, HR-chef, 0850833014
  • Jennifer Åström, Samordnare, 0850833428
Facklig företrädare
  • Behiye Arikan, Vision , 08-508 40 782
  • Tibor Muhi, SACO , 070-090 44 48
Publicerat 2018-09-21
Sista ansökningsdag 2018-10-07
Utbildningskrav Högskola/universitet
Yrkeshögskola
Gymnasium

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan
Läs mer om oss här

Dela länkar