Arkivarie

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från välkända Stockholmsbyggnader till offentliga lokaler för kultur och idrott, kontorsbyggnader, brandstationer, saluhallar, slott, gårdar och torp. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför stadsgränsen. Vi sitter i Tekniska Nämndhuset på Fleminggatan 4, cirka 5 minuters promenad från Centralstationen.

Administrativa avdelningens uppdrag är att stödja, styra och utveckla de gemensamma administrativa processerna och verktygen inom kontoret. Avdelningen är organiserad i tre enheter, ekonomi och verksamhetsplanering, arbetssätt och stödsystem och HR.

Enheten för digitala stöd ansvarar för kontorets digitala verktyg, arkiv och registratur samt hantering av teknisk och administrativ byggnads- och fastighetsinformation.

Enheten bedriver utvecklingsprojekt inom ett flertal områden samtidigt som rollern som dataskyddsombud kommer att tillkomma som ansvarsområde.

Vi söker nu en arkivarie t.o.m. 191231.

 

Arbetsbeskrivning

Som arkivarie på enheten för digitala stöd kommer du att arbeta inom området arkiv och registratur. Arbetet inom arkiv och registratur syftar till att säkerställa en korrekt och rättssäker hantering av ärenden och handlingar genom fastställda processer och rutiner i verktyget eDok, som är stadens installation av Platina från FormPipe. Struktur, ordning och digital kompetens är nyckelord i arbetet.

Arbetsuppgifterna omfattar:

• Användarstöd och viss administration ex. behörigheter i eDok (Platina)
• Arkivera, ordna och förteckna handlingar
• Hantera överenskomna leveranser till Stadsarkivet
• Genomföra uppdatering av klassificeringsstruktur
• Hålla ordning i registratur och arkiv – löpande och i särskilda genomgångar/gallring
• Ta emot och registrera handlingar enligt aktuella anvisningar
• Bistå verksamheten med att eftersöka handlingar och ärenden

Du kommer också att fungera som ersättare för registrator när denne inte är på plats.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant utbildning från universitet eller högskola och som har erfarenhet av arkivarbete samt har arbetat i något av de större ärendehanteringssystemen inom området, t.ex. Platina.

Som person har du god förmåga att planera, organisera och prioritera arbetet på ett bra sätt. Du är noggrann och utför arbetet självständigt där du strukturerar och tar ansvar för att uppgiften blir utförd. Vidare är du lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du drivs av att arbeta tillsammans med andra människor och du lyssnar, kommunicerar och vill leverera lösningar.

Då rollen kräver att du ska arbeta i flera olika IT-stöd krävs det att du lätt tar till dig ny information på området.

Goda kunskaper i Officepaketet och framför allt i Excel och Word är ett krav.

Det är meriterande om du har kunskap om lagstiftning inom offentlig verksamhet, exempelvis offentlighetsprincipen, LOU.

 

Hos oss får du

• vara med och utveckla Stockholm

• arbeta med spännande och unika fastigheter

• goda möjligheter att utvecklas inom ramen för ditt uppdrag och inom Stockholms stad

• stor frihet att planera ditt arbete

• en chef som engagerar, stöttar och utmanar

• hjälpsamma och kompetenta kollegor som bidrar till en god stämning på kontoret

• en centralt belägen arbetsplats

• förmåner som exempelvis Rikskortet, friskvård och semesterväxling

• en arbetsgivare som jobbar med sina utmaningar

 

 

 

 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tidsbegränsad anställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/3475
Kontakt	Olga Ekstam, 0850826737
Facklig företrädare	Mark Shafti, Saco, 08-508 269 25 Reza Etemad, Vision, 08-508 269 83 Karin Wrannvik, Ledarna, 076-129 07 50
Publicerat	2018-05-17
Sista ansökningsdag	2018-06-05
Utbildningskrav	Högskola/universitet