Arkivassistent (Vikariat)

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Arbetsplatsbeskrivning

Enheten för intern service består av 12 personer och har det övergripande ansvaret för stöd och service till stadsdelsnämnden och stadsdelsförvaltningen. Vår uppgift är att underlätta arbetet för medarbetare och chefer samt ge god service till medborgare. I uppdraget ingår bland annat IT och telefoni, webbredaktion, kultursamordning, arkiv, registratur, vaktmästeri, reception, samt samordning och administration av olika slag. Nu söker vi en vikarierande arkivassistent. Omfattningen är på 75% men överenskommelse om annan omfattning kan ske. Vikariatet är aktuellt november 2018 till juli 2019. Det kan bli aktuellt att börja tidigare om vi ser behov av att gå dubbelt med ordinarie arkivassistent.

Arbetsbeskrivning

Ditt arbete som arkivassistent inom arkiv- och registraturfunktionen består av att hålla förvaltningens arkiv för akter inom socialtjänst och äldreomsorg ordnade enligt gällande bestämmelser. Du arbetar även med att hålla ordning i förvaltningens personalarkiv. I arbetsuppgifterna ingår bland annat att förbereda förvaltningens årliga leverans av akter till stadsarkivet, samt att genomföra årlig gallring. Du kommer att hjälpa handläggare med att få fram akter, ta emot akter för avslutade ärenden samt se till att ordningen i arkivet är god. Som arkivassistent bidrar du till att förvaltningens arkivverksamhet bedrivs kvalitetssäkrat och utvecklas löpande efter gällande regelverk. Detta med stöd av arkivansvarig. Övrig administration och kommunikationsuppdrag kan också bli aktuella.

Kvalifikationer

Den vi söker för den här tjänsten har minst en avslutad gymnasieexamen och har arbetat som administratör, administrativ assistent eller arbetat med liknande arbetsuppgifter. Det är meriterande om du har:

• arbetat med arkivfrågor tidigare eller har kännedom om regelverket som styrdokument- och arkivhantering.
• arbetat inom offentlig förvaltning

Det är extra meriterande om du har:

• arbetat i Stockholms stad, gärna på en stadsdelsförvaltning, och är bekant med dess sociala system (Paraplyet) eller systemet Visual arkiv
• arbetat med hantering av socialtjänstens personakter

Arbetet kräver att du har goda kunskaper i det svenska språket, att du har digital mognad och att du arbetar aktivt i Officepaketets olika program.

Personliga förmågor och egenskaper

Som arkivassistent har du stor kontroll över ditt dagliga arbete. Det är därför viktigt att du är självständig och självgående. Samtidigt är det en serviceroll som kräver samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. Du tar hänsyn till flera perspektiv och har god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende till verksamhetens bästa.

Stockholms stad har tydliga rutiner för hanteringen av socialtjänstens akter, och detta inkluderar tidplaner för leveranser och gallringar. För att lyckas i den här rollen krävs därför att man kan arbeta strukturerat och ha integritet och gott omdöme. För att det ska bli rätt i alla led måste man också vara mycket noggrann och kvalitetsmedveten.

Övrigt

Kungsholmens stadsdelsförvaltning ligger centralt beläget med närhet till vatten och vackra grönområden. Här finns bra kommunikationer med närhet till både bussar, tunnelbana och pendeltåg.

Här får du möjlighet att arbeta i helt nya kontorslokaler. Vi erbjuder en spännande arbetsplats med många trevliga och kunniga medarbetare och vi erbjuder bra friskvård till sina medarbetare.

Om rekryteringsförfarandet

Urval och intervjuer sker löpande fram till sista ansökningsdatum den 17 oktober.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Välkommen till Kungsholmens stadsdelsförvaltning!
Kungsholmens stadsdelsförvaltning omfattar de tre öarna Kungsholmen, Lilla Essingen och Stora Essingen.
Tillsammans arbetar vi för att ständigt utveckla våra verksamheter och ge bra service till alla som lever sitt liv på Kungsholmen och Essingeöarna. Här kan du läsa mer om Kungsholmens stadsdelsförvaltning och du får även gärna besöka vår Facebooksida.

Anställningsform	Tidsbegränsad anställning
Anställningens omfattning	Deltid
Tillträde	1 november eller enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	50-100%
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/6265
Facklig företrädare	Frida Vernström, SACO, SACOforeningen.kungsholmen@stockholm.se Annica Walther, VISION, annica.walther@stockholm.se
Publicerat	2018-10-03
Sista ansökningsdag	2018-10-17
Utbildningskrav	Gymnasium