Nämnd- och rådssekreterare till trafikkontorets nämndsekretariat

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Trafikkontoret ansvarar för att sköta om och utveckla Stockholms offentliga rum, så att de är trygga, attraktiva, framkomliga och hållbara. Uppdraget innefattar allt ifrån att ta hand om den befintliga stadsmiljön till att genomföra strategiska investeringsprojekt och planera för morgondagens växande storstad. För att klara vårt uppdrag är vi ca 450 kollegor, som huvudsakligen sitter i Tekniska Nämndhusets nyrenoverade lokaler på Kungsholmen. Tillsammans ser vi till att Stockholm fortsätter vara en stad i framkant med hållbara transportlösningar och levande miljöer, både idag och i framtiden.

Trafikkontorets uppdrag är att arbeta för ett Stockholm för alla, med attraktiva och trygga offentliga rum och god framkomlighet i den allt tätare staden. Det uppnår vi genom att planera, bygga och underhålla offentliga rum för vistelse och rörelse, och ett hållbart, tillgängligt och säkert transportsystem som gör det enkelt och bekvämt att ta sig fram i staden. Vi är ca 380 anställda och finns huvudsakligen i Tekniska Nämndhusets lokaler på Kungsholmen.

Arbetsplatsbeskrivning
Trafikkontorets nämndsekretariat administrerar fem tekniska nämnder i Stockholms stad; exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden och trafiknämnden samt nämndernas råd för funktionshinderfrågor. Vi skriver även protokollen för servicenämnden och vi har ibland vikarierat vid andra nämnder. På trafikkontorets nämndsekretariat arbetar fyra nämnd- och rådssekreterare och en administratör.

Arbetsbeskrivning
Vi söker nu en vass nämnd- och rådssekreterare. Du kommer att vara huvudansvarig för någon av våra nämnder och något av våra råd för funktionshinderfrågor. Du kommer även att vara övergripande involverad i all administration då vi arbetar för att alla ska kunna gå in för varandra i allt arbete vi utför på nämndsekretariatet.

En viktig del av ditt arbete består i att ge service till såväl kollegor som politiker, allmänhet och media och under dagen är du tillgänglig för frågor både via telefon, e-post och från kollegor som kommer förbi.

En dag på jobbet kan se lite olika ut beroende på var i nämndprocessen din nämnd eller ditt råd befinner sig just nu. Det är det som styr din huvuduppgift för dagen. Många dagar arbetar du mot någon form av deadline, till exempel för att ta fram föredragningslistor eller skicka ut möteshandlingar. Allt sker enligt tidplaner så det är viktigt för dig att ha en mycket god administrativ och koordinerande förmåga.

Om du ska ha nämndsammanträde på eftermiddagen/kvällen så har du fullt upp med att anmäla politikerna till stadshusreceptionen, kolla justeringsdatum med ordföranden och vice ordföranden, ta emot politiska texter och förbereda protokollet. Under sammanträdet för du anteckningar och stöttar nämndordföranden i formaliafrågor. Efter sammanträdet går du tillbaka till ditt kontor för att skriva ett sammandrag av de beslut som fattats under mötet.

Kvalifikationer

• Tjänsten kräver högskoleutbildning inom t.ex. statskunskap eller förvaltningskunskap eller motsvarande arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Då en stor del av arbetet innebär många kontaktytor och eftersom du arbetar med dokumentation krävs det att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.
• En god systemvana är en viktig förutsättning och har du dessutom vana av att arbeta i webbaserat ärendehanteringssystem ser vi det som meriterande.
• Vidare är det en fördel om du har erfarenhet av att hantera frågor rörande offentlighet och sekretess.

Vid intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter:

Du arbetar bra med andra människor och lyssnar, kommunicerar och relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt. I ditt arbetssätt så säkerställer du att ditt budskap har nått fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Du påminner och följer upp.

Du ser möjligheterna i förändringar och är bekväm med att snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du tar ansvar för din uppgift, är duktig på att strukturera ditt arbete och driver dina processer vidare. Som person är du lugn, stabil och kontrollerad i pressade situationer. Du behåller ett realistiskt perspektiv på situationer och fokuserar på rätt saker.

Vi ser fram emot att välkomna en ny medarbetare till vår enhet, välkommen att söka till oss!

Övrigt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/1696
Kontakt	Anna de Verdier, HR-konsult:, 08-508 11 726 Åse Geschwind, enhetschef:, 08-508 26 847
Facklig företrädare	Luis Lopez, Vision:, 08-508 27 929 Pernilla Johnni, SACO:, 08-508 27 650
Publicerat	2018-03-22
Sista ansökningsdag	2018-04-05
Utbildningskrav	Högskola/universitet