Serviceförvaltningen söker registrator/administratör

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Beskrivning

Avdelningen för administration innefattar funktioner såsom ekonomi, HR, IT, systemförvaltning, registratur, nämndhantering, lokaler, bemötandefrågor, inköp och vaktmästeri. Idag är vi fjorton medarbetare på avdelningen varav en registrator, som i sin roll samarbetar med övriga medarbetare inom enheten och med en arkivkonsult. Förvaltningen står inför ett utmanande utvecklingsarbete med införande av stadens nya gemensamma dokument och ärendehanteringssystem.

Arbetsbeskrivning

Rollen som registrator/administratör innebär att självständigt leda och utveckla arbetet med förvaltningens dokumenthantering, arkivfrågor och administration kring nämnd. Ett viktigt uppdrag under 2019 är att leda arbetet med införandet av det nya stadsgemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet, e-doc.

Som förvaltningens registrator ansvara för diariet, postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar samt att ge service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Hantering av förvaltningens funktions- och remissbrevlåda och utlämnandet av allmänna handlingar.

Därutöver är en viktig del av arbetet att självständigt hantera administration kring nämndens sammanträden, såsom kallelser, expediering och publicering av handlingar i anslutning till nämndsammanträdet.

Rollen innebär också att som förvaltningens arkivhandläggare ansvara för förvaltningens arkivhantering samt hantering av personalakter. Vara förvaltningens kontaktperson till Stockholms stadsarkiv (arkivmyndigheten) Delta i utveckling av förvaltningens rutiner för informationshantering och hanteringsanvisningar

Andra viktiga delar av arbetet är att löpande stödja chefer och medarbetare i diariehantering, offentlighets- och sekretessfrågor och att öka kunskapen inom organisationen i dessa frågor. Genomföra informations- och utbildningsinsatser. Stödja förvaltningen i allmänadministrativa sysslor och vara förvaltningens representant i stadens nätverk kring e-doc. Utifrån kompetens och intresse finns också möjlighet att delta i olika utvecklingsaktiviteter inom avdelningen.

I rollen kan även andra arbetsuppgifter komma att ingå.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• fullgjord gymnasieutbildning med någon påbyggnadsutbildning inom registratur, arkiv- eller informationshantering, eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• aktuell erfarenhet i rollen som registrator där du arbetat med diarieföring och registrering
• tidigare erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift
• god vana av att jobba i Office paketet
  

Det är meriterande om du är diplomerad registrator eller har särskild arkivkompetens. Har du erfarenhet av att jobba med dokumenthanteringssystem är det starkt meriterande. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av nämnadministration och om du deltagit vid införande av ärendehanteringssystem.

Vi söker dig som trivs med att hantera dina arbetsuppgifter självständigt och gärna tar egna initiativ. Du är pedagogisk och trivs med att samarbeta med andra. Du är serviceinriktad, strukturerad och noggrann.

Vi kommer i den här rekryteringen lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet samt interna konsulter som tillhandahåller stöd inom digitalisering, it & telefoni, rekrytering, samt, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 370 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100 %
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/7177
Kontakt	Adrian Malmberg, HR-konsult, 08 508 11731 Annika Press, administrativ chef, 08 508 11820
Facklig företrädare	Anna Maja Hellberg, SACO , 08 508 40624 Lois Lopez, Vision , 08 508 27929
Publicerat	2018-11-15
Sista ansökningsdag	2018-11-29