Serviceinriktad admin.ass/receptionist till Skarpnäcks sdf

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Skarpnäcks stadsdelsförvaltning erbjuder dig en arbetsplats där ett aktivt medarbetarskap och ett tydligt ledarskap är grunden för att ge stockholmarna den bästa verksamheten. Eftersom vi gemensamt skapar vår arbetsmiljö är det viktigt med öppenhet, respekt och lyhördhet.

Beskrivning

Administrativa avdelningens uppdrag är att stötta nämnd, ledning och enhetschefer. Avdelningen är organiserad i fyra team: controllerteamet, HR-teamet, nämnd- och kansliteamet och lokal- och IT-teamet. Lokal- och IT-teamet består av fem personer och stöttar förvaltningen i alla frågor gällande IT, lokaler, miljöfrågor och ansvarar även för förvaltningens reception.

Receptionen i Skarpnäcks stadsdelsförvaltning ligger i förvaltningens huvudkontor i Björkhagen och bemannas i dag av en medarbetare och en vakt.

Vi erbjuder dig ett gott samarbetsklimat i ett kontorslandskap där du lätt kan bolla frågor med dina kollegor och där du har nära till förvaltningens chefer. Inom administrativa avdelningen arbetar vi utifrån värdeorden tillgänglighet, trevligt och respektfullt bemötande och kompetens.

 

Arbetsuppgifter

Som administrativ assistent i vår reception är du ansiktet utåt för Stockholm stad i allmänhet och för Skarpnäck stadsdelsförvaltning i synnerhet. Du arbetar delvis i receptionen men även som telefonisamordnare. I receptionen förväntas att du med ett professionellt bemötande och individanpassad information, ta emot och assistera våra besökare. Våra besökare har olika behov och livssituationer och ditt bemötande är stor del till att de får en bra upplevelse av sitt besök. Du tar emot besök, eventuella blanketter som ska till förvaltningen, stödjer besökarna i vissa frågor, meddelar via outlook till handläggare att besök har kommit mm.

Som telefonisamordnare beställer du och uppdaterar abonnemang i Telias serviceportal, underhåller telefonisystemet Marvin. Vidare kommer du att beställa telefoner och informera chefer om olika tjänster/abonnemang och dess fördelar o nackdelar. Du är behjälplig med konfigurering av epost och stadens appar i dessa samt deltar på stadsgemensamma telefonimöten.

Då förvaltningen inom de närmsta åren kommer att införa fler digitala lösningar och vidareutveckla olika verksamhetssystem kan även andra IT-administrativa uppgifter bli aktuella.

 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieutbildning samt erfarenhet av likvärdiga arbetsuppgifter. Du har datorvana och kunskap i Office paketet.. Som person är du serviceinriktad och har ett professionellt förhållningssätt och bemötande. Du tycker om att ha kontakt med människor och kan anpassa ditt bemötande och din information till olika individer. Du är prestigelös och självgående med god samarbetsförmåga. Då våra besökare kan befinna sig i olika situationer i livet, krävs att du har stor socialförmåga att hantera olika människor. Du är flexibel och tar eget ansvar. Självklart är du mån om att få våra besökare och medarbetare att känna sig välkomna och omhändertagen. Du har goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. Ytterligare språk är meriterande. Vi lägger stor vikt vid din personliga lämplighet.

Då det börjar närma sig semestertider kommer intervjuer att hållas ca vecka 33.

 

Övrigt

Som anställd har du friskvårdstimme alternativt friskvårdspeng och tillgång till motionslokal. Du kan även köpa förmånligt träningskort till Stockholms stads simhallar med gym och träningsanläggningar. Vi har flextid med sommararbetstid samt möjlighet att växla semesterdagstillägget till extra lediga dagar.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Deltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	75%
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/3761
Kontakt	Tomas Dybeck, enhetschef, 08-508 15 080 Glenn Kinnberg, it-strateg, 08508 17 177
Facklig företrädare	Saime Civas, Vision, 08-508 18 264
Publicerat	2018-05-25
Sista ansökningsdag	2018-06-08
Utbildningskrav	Gymnasium