Förvaltningsledare med intresse för utbildningsfrågor till Stockholms stad
Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Stadsarkivet är Nordens mest besökta arkiv och tar emot mer än 35 000 besökare per år. I Stadsarkivet finns över 3 miljoner kartor och ritningar. I e-arkivet förvaras och underhålls handlingar digitalt.
Om eDok och Stadsarkivet
Avdelning eDok ansvarar för att förvalta ärende- och dokumenthanteringssystemet eDok, förvalta de standardiserade arbetssätten (registrering, remisshantering och nämnd- och styrelsehantering) samt se till att det finns utbildningsmöjligheter för systemstödet. Avdelningen eDok ansvarar även för att det ska finnas en fungerande supportorganisation för slutanvändarna, bygga ett tydligt samarbete mellan verksamhetsnära förvaltning och IT-nära förvaltning samt utreda de krav, behov och önskemål som inkommer från stadens förvaltningar och bolag.
Stockholms stad omfattar 30 förvaltningar och 15 bolag med ca 40 000 anställda. eDok beräknas ha upp till 10 000 aktiva användare. Vi söker nu en förvaltningsledare med fokus på utbildning, informationsförsörjning och verksamhetsspecifika processer, som vill vara delaktig i ett av stadens stora utvecklings- och IT-projekt. Förvaltningsteamet utgörs idag av en avdelningschef, en förvaltningsledare och en förvaltningsledare-IT.
Dina arbetsuppgifter
Program eDok har pågått i projektform och ansvarat för att ta fram nya arbetssätt, upphandla systemstöd och implementera detta hos tre pilotorganisationer inom staden. Den 7 juni 2017 gick projektet över till drift hos piloterna och resultatet av programmet kommer att lämnas över till förvaltningsorganisation som nu har påbörjat förvaltningsarbetet. Inom ramen för förvaltningen ligger både breddinförande av systemstöd eDok i hela staden, och förvaltning av det standardiserade arbetssättet och systemstödet. Program eDok har letts av Stockholms stadsarkiv där också förvaltningsorganisationen är placerad.
Rollen som förvaltningsledare med fokus på utbildningsfrågor kommer att innebära ett ansvarfullt och omväxlande arbete, där du med din helhetssyn och erfarenhet kommer att vara en del i uppsättningen av förvaltningen av eDok. Som förvaltningsledare kommer mycket fokus att läggas på slutanvändaren. Du kommer bland annat att ansvara för att det finns utbildningstillfällen i form av klassrumsundervisning, medverka vid framtagande av utbildningsmaterial samt ansvara för att dessa hålls uppdaterade. Du kommer även att utgöra användarstöd. Det kan hända att du också får utbilda slutanvändarna inom de olika roller som finns i systemstödet. Vidare är du även delaktig i att säkerställa att utveckling sker enligt ställda krav och gällande lagstiftning.
I rollen ingår också att ansvara och stötta verksamheterna i deras verksamhetsspecifika processer i eDok. Detta kan bland annat röra framtagandet av mallar, information och utbildning. Du kommer också att vara ett stöd till verksamheterna i avseendet informationsförsörjning i systemet, exempelvis inom gallring, sökning, rapporthantering och informationssäkerhetsklassning.
Tillsammans med övriga förvaltningsledare säkerställer du att slutanvändarna får den stöd de behöver för att kunna utföra de standardiserade arbetssätten på ett användarvänligt och rättssäkert sätt.
Kompetens och erfarenhetskrav
Vi söker dig som har minst en treårig högskoleutbildning eller har förvärvat motsvarande kunskaper på annat sätt. Vi vill också att du har erfarenhet av att arbeta med förvaltning och förvaltningsmodeller (gärna PM3) och minst 3 års erfarenhet av att arbeta i stora organisationer. Vidare har du flerårig erfarenhet av att arbeta i liknande införandeprojekt och då gärna på beställarsidan samt att du har arbetat i ett ärende och dokumenthanteringssystem. Du har erfarenhet av att utbilda användare och kompetens inom förvaltning, informationsmodellering och processansvar.
Det är meriterande om du har en bakgrund som arkivarie eller registrator med kompetens inom styrning av ärende- och dokumenthantering eller har förvärvat motsvarande kunskaper på annat sätt. Det är även meriterande om du har erfarenhet av plattformen Platina samt om du tidigare har arbetat inom en politiskt styrd organisation, gärna inom kommunal verksamhet. Vi ser det också som meriterande om du har kunskaper inom offentlighet och sekretess, PUL eller GDPR.
Vi kommer lägga särskild vikt vid följande kompetenser: Som person är du van vid att hantera olika typer av människor och har lätt för att samarbeta. Du är trygg i dig själv och är självständig i din roll med en god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är van vid att leda grupper och har lätt för att få med dig alla till att arbeta mot uppsatta mål och resultat. Vidare är du tydlig i din kommunikation och har en mycket god pedagogisk förmåga.
Vill du vara delaktig i ett av stadens stora utvecklings- och IT-projekt? Varmt välkommen med din ansökan!
Övrigt
Arbetsplatsen är centralt belägen på Kungsholmen nära Stockholms Stadshus. Vi har flexibel arbetstid och strävar efter att underlätta för dig att kombinera arbete, fritid och familj.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.
| Anställningsform | Tillsvidareanställning |
|---|---|
| Anställningens omfattning | Heltid |
| Tillträde | Enligt överenskommelse |
| Antal lediga befattningar | 1 |
| Sysselsättningsgrad | 100% |
| Ort | Stockholm |
| Län | Stockholms län |
| Land | Sverige |
| Referensnummer | 2017/4874 |
| Kontakt |
|
| Facklig företrädare |
|
| Publicerat | 2017-07-12 |
| Sista ansökningsdag | 2017-08-02 |
| Utbildningskrav |
Högskola/universitet |
Att arbeta i Stockholms stad
Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.
Till Karriärsidan