Administratör

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka i arbete eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade
arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning - kommunal vuxenutbildning inklusive utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna och yrkeshögskola.

Vill du veta varför du borde arbeta hos oss? Klicka här för att se en film om Arbetsmarknadsförvaltningen och vårt uppdrag!

Arbetsplatsbeskrivning

Jobbstart Arbetsplatser är en utförarverksamhet inom avdelningen Jobbtorg Stockholm som tillhandahåller insatser som exempelvis arbetsträning, praktik och subventionerad anställning.

Enheten består av praktiska verksamheter där deltagare arbetstränar med exempelvis textilarbete, bygg, snickeri, svetsarbete, trädgårds- och parkskötsel, hantering av cyklar m.m. Det är komplex och omfattande verksamhet där det finns många olika resurser som de arbetssökande kan ta del av.

Arbetsbeskrivning

Som administratör har du en viktig roll att fylla. En väl organiserad administration bidrar till ett funktionellt, rättssäkert och effektivt arbete, både internt och externt, vilket i förlängningen kommer allmänheten till godo.

Just nu söker vi en erfaren administratör till enheten Jobbstart Arbetsplatser. Exempel på återkommande arbetsuppgifter och ansvarsområden är:

• Fakturahantering (som till största delen sker i ekonomisystemet Agresso)
• Bokningar och beställningar av varor och tjänster, exempelvis konferensbokning och inköp av förbrukningsmaterial
• Bevakning och hantering av funktionsbrevlådor
• Ansvar för regelbunden justering av inventarieförteckningar
• Kontinuerlig administration av ägarbyten av datorer
• Att formulera brev och protokoll
• Att boka möten och hjälpa till med utskrifter
• Att stödja arbetet med att uppdatera administrativa rutinbeskrivningar
• Att följa upp att enheten fått in rätt bidrag från Arbetsförmedlingen
• Stöd till cheferna med blankettadministration och behörighetsbeställningar
• Att stödja verksamhetens hantering av personuppgifter med anledning av att Personuppgiftslagen ersätts av dataskyddsförordningen (GDPR) i maj 2018
• Viss dokumenthantering och gallring kan förekomma
• Receptionsarbete kan komma att bli en del av arbetet

För att klara uppdraget på ett bra sätt behöver du hålla dig uppdaterad om hur de olika verksamheterna inom enheten fungerar och utvecklas.

Din närmsta chef blir enhetschefen. I arbetet ingår att stötta och rapportera till både enhetschefen och biträdande chefer.

Kvalifikationer

Gymnasieutbildning med inriktning administration och/eller ekonomi.

Flera års erfarenhet av att arbeta som administratör. Några års erfarenhet av att arbeta i ett ekonomisystem är ett krav. För tjänsten krävs också att du är van att arbeta i Microsoft Office.

Du behöver ha vilja och förmåga att förstå och arbeta enligt arkivlagarna, förvaltningslag, förordningar samt interna riktlinjer och rutiner. Som administratör bör du vara noggrann och samtidigt effektiv. Du kan formulera dig väl i både tal och skrift. Du tar egna initiativ där du ser att det behövs och bistår i utvecklingen av de administrativa processerna. Du behöver kunna arbeta självständigt, men du behöver också vara lyhörd och samarbetsorienterad eftersom arbetet innebär mycket kontakter med chefer, medarbetare och arbetssökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

På arbetsmarknadsförvaltningen så arbetar vi för att det ska vara lätt att utvecklas genom att byta enhet och arbetsplats. Det innebär att din anställning är i hela förvaltningen och att du kan komma att få nya uppdrag inom andra verksamheter där din kompetens behövs bäst.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Snarast
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Temporärt på Södermalm under våren 2018 och därefter helt nya lokaler Hammarby Sjöstad
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2018/354
Kontakt	Jenny Svärd, 08-508 479 70
Facklig företrädare	Lowisa Lowe Anderzon, Kommunal, 08-508 252 90 Jösta Claesson, Vision, 08-508 252 29
Publicerat	2018-01-16
Sista ansökningsdag	2018-01-30
Utbildningskrav	Gymnasium