forskola-bla.png

Administrativ assistent till Bromma förskolor

Stockholms Stad, Avdelning Förskola, Förskoleområde 7

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Bromma stadsdelsförvaltning erbjuder dig en arbetsplats där dina insatser verkligen kan göra skillnad och bidrar till samhällsnyttan i en växande stadsdel. Här är aktivt medarbetarskap och tydligt ledarskap grunden för en utvecklande verksamhet.

Arbetsplatsbeskrivning

Förskoleområde 7 består av åtta kommunala förskolor belägna i Bromma Kyrka, Norra Ängby och Beckomberga. Här finns vackra naturområden i närheten av naturreservatet Kyrksjön och med blandad bebyggelse. Ledningen består av en rektor och två biträdande rektorer. Till vårt område har vi även en specialpedagog.

Som administrativ assistent kommer du att arbeta mot förskoleområde 7. 

Kontoret ligger på Solbergsvägen 65 i Mariehäll. Kontoret " Klustret" delas av 3 förskoleområdes skolledare och specialpedagog. Du kommer att arbeta nära rektor och biträdande rektorer- Rektor kommer att vara din chef.

Som administrativ assistent har du en viktig och central roll med huvuduppdrag att administrativt avlasta rektor och biträdande rektorer.

För att trivas i rollen som administrativ assistent tror vi att du:

  • Gillar att arbeta med administration/ bemanning/ ekonomi och har ett välutvecklat ordningssinne.
  • Uppskattar att arbeta både självständigt och i grupp
  • Har en hög digital kompetens och uppskattar att arbeta i olika system för ekonomi, löner, beställningar med mera
  • Har lätt för att lära och gärna sätter dig in i nya arbetsuppgifter och system
  • Har en välutvecklad känsla för och vilja att hålla en hög servicenivå
  • Är kommunikativ och tycker om att ha kontakt med andra genom samtal, telefon och mail
  • Är skicklig på att skapa och upprätthålla fungerande relationer till kollegor, olika kontakter inom stadsdelsförvaltningen, Stockholms stad samt externa samarbetspartners
  • I dialog med rektor eller biträdande rektorer samordna arbetet med vikarie och ledighet.

 

Arbetsbeskrivning

Administrativ assistent som ska ansvara för administration och timvikarietillsättningen för våra åtta förskolor i område 7.

Som administrativ assistent kommer du att börja alla dagar med att boka in timvikarier och fördela resurser över dagen på alla våra förskolor i hela området. Arbetsdagen börjar därför klockan 7.00 varje morgon. Utöver detta kommer dina arbetsuppgifter att bestå av fakturering och närvaro och frånvaroregistrering av personal i vårt lönehanteringssystem, Samt dokumenthanteringsfrågor såsom arkiv och diarieföring.

Vi söker dig som har arbetat i en administrativ roll tidigare alternativt har erfarenhet av förskole/ skol verksamhet och personalplanering/ bemanning. 

Då våra förskolor är på olika adresser och man kan behöva ta sig till dem så  B- körkort och tillgång till egen bil är ett krav.

Det finns möjlighet till lån av elcykel vid förflyttning mellan förskolorna.

 

Arbetsuppgifter:

Daglig bemanning

Kontera och hantera fakturor

Ansvara för att kontroll i Lisa självservice

Ta fram statistik från olika system

Hantera tidrapporter

Ta fram underlag för budgetuppföljning

Vara certifierad beställare

Administrera all relevant information, arkivera och diarieför enligt gällande lagstiftning.

Hantera kvitton

Boka konferenser och möten

Lokalfrågor som felanmälan, nyckelhantering m.m.

Sekreterare vid vissa möten

 

Kvalifikationer

Du ska ha ett logiskt tänkande och en ekonomisk medvetenhet. Du är även en god kommunikatör både skriftligen och via telefon och din personliga servicenivå är hög.

Du är bekväm och kunnig användare av Teams, Microsoft Office ( Outlook, Word; Excel. Powerpoint) och mycket van vid att arbeta med datorn som verktyg.

Meriterande om du har erfarenhet av faktureringssystemet Agresso, lönehanteringssytemet LISA och Medvind.

Du har god förmåga att skapa goda relationer, strukturer och ordning.

I din yrkesroll är du engagerad, professionell och initiativtagande, du är också ansvarstagande och strukturerad med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och som kollega är du ansvarstagande, organiserad, nyfiken och öppen för att lära dig nya saker och även dela med dig av dina kunskaper.

Vi söker dig som har:

- avslutad gymnasial/ högskole utbildning 

- aktuell arbetslivserfarenhet inom administration

- minst 2-års erfarenhet av administrativt arbete

- mycket god digital kompetens

- Du behärskar det svenska talet i tal och skrift. 

- Du har kunskap om och erfarenheter av att använda digitala verktyg.

Övrigt

Det är meriterande om du har:

  • Erfarenhet av att arbeta som administratör i stadens system som Lisa självservice, Agresso och Medvind. 
  • Erfarenhet av inköp och beställningar
  • Erfarenhet av schemaläggning och resursplanering
  •  Eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten
  •  Erfarenhet av att hantera datorer och Ipads - med appar, inloggning , net id mm
  •  Erfarenhet av arbete som samordnare, ekonomicontroller, strateg, bitr.rektor
  • Tjänsten kan ev utökas i tid på sikt beroende på vilket behov som finns i området,dock minst 50%.
  • Intervjuer sker löpande

Anstellungsart Unbefristete Anstellung
Arbeitszeit Teilzeit
Arbeitsbeginn snarast enligt överenskommelse
Anzahl der freien Stellen 1
Arbeitsstunden 50%
Ort Bromma
Bundesland Stockholms län
Land Schweden
Referenznummer 2021/6662
Kontakt
  • Jessica Skrak Granqvist, 0850807210
Personalratvertretung
  • Kamilla Lantz, Vision , 08-508 069 99,
Veröffentlicht 11 Nov 2021
Letzter Bewerbungstag 02 Dez 2021
Ausbildungsanforderungen

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan
Läs mer om oss här

Links teilen