Administrativ Chef
Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Herrängens skola är en kommunal F-6 skola i Älvsjö, Stockholms stad. Skolan är belägen i ett lugnt och fridfullt villaområde med närhet till skog, sjö och lummiga parker. Skolans elever når höga
kunskapsresultat och personalen arbetar aktivt med trygghet och studiero.
https://grundskola.stockholm/hitta-grundskola/grundskola/herrangens-skola-f-6/
Din roll
Vi söker en administrativ chef som i sitt arbete är operativ och har förmåga att leda serviceenheten på ett tillgängligt och nära sätt. Du behöver vara van att ha många bollar i luften och kunna prioritera i arbetsuppgifter och kunna arbeta på ett strukturerat sätt. Tjänsten som administrativ chef innebär ansvar för det ekonomiska uppföljningsarbetet, inköpssamordning och fastighetsfrågor kopplade till enheten.
Du är även verksamhetens primära kontaktperson för leverantörer och IKT-enheten i IT-relaterade frågor.
Det ingår också personalansvar i tjänsten för din arbetsgrupp som är knuten till service och administration. Som administrativ chef ingår du i skolans ledningsorganisation och har ett nära samarbete med skolans ledningsgrupp. Vi värdesätter därför de personliga egenskaperna högt och förutom att vara strukturerad behöver du vara självständig, lyhörd och ha en förmåga att se hur de administrativa delarna kan verka stödjande för skolan som helhet.
I uppdraget som administrativ chef ska du :
- Vara ett strategiskt stöd till rektor och övriga i ledningsgruppen vid effektiviseringar av verksamheten.
- Ansvara för stöd avseende elev- personal- och ekonomiadministration till skolan i syfte att avlasta kärnverksamheten.
- Ansvara för utveckling och effektivisering inom ansvarsområdet.
- Som närmaste chef för administrativ personal (IT och expedition) samt servicepersonal (skolkök, vaktmästeri och städ-entreprenad) ansvara för ledning, personalutveckling och verksamhetsutveckling.
- Ha övergripande ekonomiskt och administrativt ansvar för skolans lokaler.
- Driva, utveckla och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet inom administration och service.
- Ansvara för extern och intern kommunikation.
- Ansvara för skolans dokumenthanteringsfrågor så som arkiv och diarieföring.
- IT.
- Schemaläggning.
Din kompetens och erfarenhet
Du ska ha en högskole- eller universitetsexamen inom ekonomi eller en annan relevant utbildning.
Som administrativ chef fokuserar du på kostnader, intäkter och effektivitet ur ett ekonomiskt perspektiv. Du arbetar mot mål samt fokuserar på resultat och styrs av mål- och resultattänkande i prioriteringar, planering och agerande. Med god struktur planerar, organiserar och prioriterar du arbetet på ett effektivt sätt samt sätter upp och håller tidsramar. Samtidigt ser du till helheten och tar hänsyn till det större perspektivet. Du förstår din roll men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut.
Som person är du lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Med intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra anstränger du dig för att leverera lösningar. Som chef arbetar du bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Med en förmåga att lyssna och kommunicera löser du konflikter på ett konstruktivt sätt.
Det är meriterande om du har:
- Chefserfarenhet inom för tjänsten relevant område.
- Flerårig erfarenhet av att arbeta med budget och uppföljning.
- Erfarenhet avseende ansvar för drift och lokaler, meriterande är erfarenhet av stadens ekonomisystem.
- Mycket god kunskap om ekonomi och budgetarbete och IT. Mycket god kunskap om vilka administrativa processer som krävs och på vilket sätt dessa är centrala för ledningen och styrningen av en organisation.
- Meriterande är kunskap om skolans organisation samt digitalisering av skolan.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
| Type of employment | Permanent position |
|---|---|
| Contract type | Full time |
| First day of employment | Augusti eller efter överenskommelse |
| Number of positions | 1 |
| Full-time equivalent | 100% |
| City | Älvsjö |
| County | Stockholms län |
| Country | Sweden |
| Reference number | 2024/2274 |
| Contact |
|
| Published | 01.May.2024 |
| Last application date | 17.May.2024 11:59 PM CEST |
| Education requirement |
|
