Administrativ chef till Ålstensskolan

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Arbetsplatsbeskrivning

Ålstensskolan är en av Stockholms äldre skolor byggd 1929. Vi har drygt 400 elever i årkurs F-5, nästa år blir vi F-6. På skolan arbetar ca 50 medarbetare och vi är stolta över att förena våra gamla traditioner och anor som skola med nytänkande, professionalism och en stark kultur.

Vi är en skola som sätter både elever och medarbetare i centrum. Det betyder att vi tror att vi presterar bäst när vi samarbetar med varandra; vi lär oss tillsammans och växer tillsammans. Ålstensskolan är den lilla skolan med det stora hjärtat.

Vår skola ligger i Bromma längs 12:ans spårvagn, längst upp på Ålstensgatan med fantastiska miljöförutsättningar för verksamheten såsom natur, Mälaren och idrottsanläggningar runt knuten. Skolans stora skolgård ger också möjlighet till daglig aktivitet och rörelse.

Vi är organiserad i parallella team med två eller tre klasser i varje årskurs. Varje årskurs bildar ett team där lärare och fritidshemspersonal ingår. Teamen leds av teamledare som ingår i skolans ledningsgrupp tillsammans med skolledningen. För att teamen ska kunna planera den pedagogiska verksamheten så träffas de en gång per vecka. Skolledningen på skolan består av rektor, två biträdande rektorer och administrativ chef.

Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en administrativ chef som i sitt arbete är operativ och har förmåga att leda serviceenheten på ett tillgängligt och nära sätt. Du behöver vara van att ha många bollar i luften och kunna prioritera i arbetsuppgifter och kunna arbeta på ett strukturerat sätt. Tjänsten som administrativ chef innebär dels ett ansvar för det ekonomiska uppföljningsarbetet, inköpssamordning samt fastighetsfrågor kopplade till enheten. Det ingår också personalansvar i tjänsten för din arbetsgrupp som är knuten till service och administration. Som administrativ chef ingår du i skolans ledningsorganisation och har ett nära samarbete med skolans rektor. Vi värdesätter därför de personliga egenskaperna högt och förutom att vara strukturerad behöver du vara självständig, lyhörd och ha en förmåga att se hur de administrativa delarna kan verka stödjande för skolan som helhet. Skolan har ett internationellt fokus och är idag en ackrediterad skola via Erasmus, flera projekt bedrivs. Av den anledningen behöver du i din roll vara delaktig och drivande i hur EU-medel rekvireras och redovisas.

Arbetsuppgifter:
- vara ett strategiskt stöd till rektor i genomförandet av uppdraget gällande verksamhets- och omvärldsanalyser, ekonomistyrningens och andra styrsystems utformning
- Ansvara för budget-, uppföljnings- och planeringsprocessen samt för processen kring upphandling
- Vara ett strategiskt stöd till rektor vid effektiviseringar av verksamheten
- Ansvara för stöd avseende elev- personal- och ekonomiadministration till skolan i syfte att avlasta kärnverksamheten
- Ansvara för utveckling och effektivisering inom ansvarsområdet
- Ingå i skolans ledningsgrupp
- Som närmaste chef för administrativ personal och servicepersonal (skolkök, vaktmästeri och i förekommande fall städ) ansvara för ledning, personalutveckling och verksamhetsutveckling
- Ha övergripande ekonomiskt och administrativt ansvar för skolans lokaler
- Driva, utveckla och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet inom administration och service
- Ansvara för extern och intern kommunikation
- Ansvara för skolans dokumenthanteringsfrågor så som arkiv och diarieföring

Kvalifikationer

Du har:
- god kompetens om verksamhetsstyrning, budget-, uppföljnings- och planeringsprocessen samt för processen kring upphandling
- god förmåga att utrycka dig i tal och skrift
- god kompetens när det gäller att hantera kommunikation internt men också externt som till exempel webbplatser, molntjänster och sociala medier.
- kunskaper om Offentlighet och sekretess (OSL, Offentlighets- och sekretesslag 2009:400) samt PUL (Personuppgiftslag 1998:204)

Du har en högskoleexamen med inriktning ekonomi, HR eller motsvarande. Meriterande om du är förtrogen med offentlig redovisning. Du har också arbetat som ledare i några år och trivs i rollen med att leda andra. Som anställd tar du egna initiativ och strukturerar arbetsuppgifter genom planering och prioritering samt håller deadlines. Du klarar också av att hantera varierande arbetsuppgifter med periodvis hög arbetsbelastning och arbetstempo.

Övrigt

Intervjuer kommer att ske löpande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	2023-10-23
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Bromma
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2023/5141
Kontakt	Fredric Nyström, 08-50848881 Cecilia Rosman, 08-50849004
Publicerat	2023-09-01
Sista ansökningsdag	2023-09-15
Utbildningskrav	Högskola/universitet