Administrativ assistent

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.

Arbetsplatsbeskrivning

Socialförvaltningen har ett stadsövergripande ansvar för socialtjänsten i staden. I socialtjänstavdelningen ingår verksamheter som vänder sig direkt till stadens medborgare och erbjuder dygnet runt-vård samt myndighetsutövande, uppsökande och rådgivande verksamheter. Avdelningen har arbetat fram och implementerat en värdegrund som stöd i det dagliga arbetet. Våra ledord är resultat, evidens och samverkan.

Stockholms stad socialjour består av en myndighetsutövande och en uppsökande och rådgivande del. Socialjouren har i uppdrag att på ett snabbt och flexibelt sätt möta den enskildes behov av akut stöd från socialtjänsten dygnet runt. Socialjouren har även ansvar för det initiala omhändertagandet vid särskilda händelser, kriser och katastrofer.

I de uppsökande och rådgivande verksamheterna ingår Uppsökarteam, EU-team, Medborgarkontor för hemlösa och Socialrådgivningen. Uppsökarteamet arbetar med att söka upp människor i hemlöshet eller annan utsatt situation som vistas i offentliga miljöer i Stockholm. Uppdraget är att uppmärksamma och ta kontakt för att därefter fungera som en länk till det ordinarie hjälpsystemet.

Vi söker nu en vikarierande administrativ assistent från den 1 maj 2023 till den sista april 2024. I verksamheterna arbetar sammanlagt 20 socialsekreterare med olika typer av uppsökande och rådgivande uppdrag. Arbetet som administrativ assistent sker i stora delar självständigt men alltid i nära samråd med bitr. enhetschef och gruppledare.

Arbetsbeskrivning

• Ekonomisk administration i form av fakturering, kontroll och kontering av fakturor i Agresso.

• Personaladministration i form av att skriva anställningsavtal, administration av behörigheter i olika verksamhetssystem.

• Viss löneadministration för ordinarie och vikarierande medarbetare, tidrapportering, hantera sjuk och friskanmälningar.

• Skapa scheman i samråd med bitr. enhetschef samt administrera/godkänna/ändra tider i Medvind, viktigt med schemaförståelse och kunskap.

• Kontinuerligt följa upp bemanning och behov av vikarietäckning.

• Hantera beställningar av livsmedel och kontorsmaterial mm. Vara sekreterare vid APT.

• Vid behov ta fram underlag för närmaste chefer och utvecklingssekreterare.

Kvalifikationer

Gymnasieexamen.

Ett års erfarenhet av arbete som administrativ assistent med ekonomihantering och personaladministration är ett krav. Erfarenhet av Agresso och Medvind är meriterande. Meriterande är arbete som administrativ inom Stockholms stad. Erfarenhet och kunskap om schemaläggning och god schemaförståelse är meriterande.

Du är professionell i din roll och förhåller dig på ett sätt som är anpassat till situationen. Du är strukturerad och noggrann och organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du bidrar till ett gott samarbete genom att ha ett öppet och problemlösande förhållningssätt.

Övrigt

Dagtid 39,5 timmar per vecka. Tidsbegränsad anställning 2023-05-01 tom 2024-04-30 under förutsättning att nödvändiga beslut fattas. 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tidsbegränsad anställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	2023-05-01
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2023/1415
Kontakt	Sofia Månsson, 08-50825693
Facklig företrädare	Therese Dersten, Akademikerförbundet SSR, 08-50825308 Per Broman, Vision, 08-50825580
Publicerat	2023-03-09
Sista ansökningsdag	2023-03-23
Utbildningskrav	Gymnasium