Administrativ assistent till aktexpeditionen, Järva SDF

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Kanslienheten ansvarar för att tillhandahålla och utveckla effektiva administrativa stödtjänster till förvaltningens verksamheter samt att driva it- och digitaliseringsarbetet i Järva stadsdelsförvaltning. Enheten tillhör den administrativa avdelningen och hanterar förvaltningens registratur-, diarie- och arkivhantering, aktexpedition, gallring, informationssäkerhet samt it, telefoni och digitalisering. Ytterligare uppdrag är att ansvara för sekreterarskapet i stadsdelsnämnd och sociala delegationen.

 

Vill du bli en del av vårt team som arbetar med arkiven i Järva stadsdelsförvaltning? Vi utökar vår bemanning och söker nu en engagerad och självgående administrativ assistent som ser värdet i att ge god service. Förvaltningen har två arkiv, ett i Kista och ett i Tensta. Tjänsten är placerad i arkivet i Tensta.

 

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig en arbetsplats som kännetecknas av utveckling, ansvarstagande och noggrannhet. Hos oss får du en positiv arbetsmiljö där vi känner en stolthet i det vi gör.

Utöver detta erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, bra flextidsvillkor och semesterväxling. Läs gärna om våra övriga förmåner inom Stockholms stad här. 

 

Din roll

Som administrativ assistent är ditt uppdrag att tillsammans med arkivsamordnare och arkivarieassistent upprätthålla en god struktur och ordning i förvaltningens arkiv. Som stöd har du även övriga arkivarier i enheten.

Arbetet innebär många kontakter med förvaltningens verksamheter framförallt inom socialtjänsten. Du kommer hjälpa verksamheterna med att skapa akter, ta emot akter för avslutade ärenden samt se till att ordningen i personaktsarkivet är god.

Du kommer vara delaktig i att förbereda och genomföra förvaltningens årliga gallringsarbete avseende personakter samt leverans till stadsarkivet. I arbetet förekommer det dagligen lyft, ibland tunga.

 

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• minst en avslutad teoretisk gymnasieutbildning
• minst två års erfarenhet av administrativt arbete inom arkivområdet inom offentlig myndighet
• erfarenhet av att jobba inom en administrativ stödfunktion
• lätt för att förstå olika system och har en god digital kompetens
• god förmåga i svenska språket, både i tal och i skrift.

Det är meriterande om du har

• en arkivutbildning alternativt tillskansat dig motsvarande kunskaper genom en längre yrkeserfarenhet från liknande uppdrag
• arbetat med hantering av socialtjänstens personakter
• arbetat i Stockholms stads sociala verksamhetssystem Paraplyet.

 

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och söker dig som är självgående och noggrann. Du är drivande och engagerad i din roll med vana av att arbeta väl såväl i grupp som självständigt. För att lyckas i rollen behöver du vara serviceinriktad, lösningsorienterad och ha ett användarorienterat perspektiv i mötet med människor.

 

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för uppdraget.

 

Övrigt

Jag heter Josefine Rogel Randin och är din blivande chef. Jag är en närvarande och stöttande ledare som drivs av förbättringsarbete. Jag har stort förtroende för mina medarbetares förmågor och jag förespråkar en arbetsmiljö där alla kan samt vill bidra till verksamhetens bästa.

Varmt välkommen med din ansökan!

 

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

 

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid.

 

Under ansökningsperioden är rekryterande chef och rekryterare på semester. Om du har några frågor går det bra att maila oss så återkommer vi när vi är tillbaka i arbete. 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Välkommen till Järva stadsdelsförvaltning!

För att möta dagens och framtidens utmaningar bildades Järva stadsdelsförvaltning 2023. I vår stadsdelsförvaltning utvecklar vi stöd och service med fokus på alla Järvabor. Våra verksamheter präglas av samarbete, mod, empati och respektfullt bemötande. Vi eftersträvar öppen kommunikation och respekt för olikheter och vi tror att mångfald och en jämn könsfördelning bidrar till att utveckla vår verksamhet. Vi hoppas att du som söker vill utvecklas tillsammans med oss.

Här kan du läsa mer om Järva stadsdelsförvaltning.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2024/3797
Kontakt	Caroline van Helleputte, rekryteringskonsult, 08-50811704,caroline.van.helleputte@stockholm.se Josefine Rogel Randi, enhetschef, 08-50803057
Facklig företrädare	Kristina Vennström, Vision, 08-50803537
Publicerat	2024-07-26
Sista ansökningsdag	2024-08-09