generell-gron.png

Administratör till administrationen för tillståndsenheten - Vikariat

Stockholms Stad, Socialförv, Avd för stadsövergripande sociala frågor

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Beskrivning av tillståndsenheten

Tillståndsenheten består av en alkoholsektion, en tobaksektion och administration. Enhetens uppdrag är att säkerställa en god efterlevnad av alkohol- och tobakslagen i stadens restauranger gällande serveringstillstånd och försäljningsställen gällande tobakstillstånd. Kraven på service och rättssäkerhet i hanteringen är höga och vi ska på alla sätt hjälpa de företagare som vill bedriva sin verksamhet i Stockholms stad. Vi vill bidra till att skapa goda restaurang- butiks- och boendemiljöer för stadens medborgare samt bra förutsättningar för tillståndshavarna att konkurrera på lika villkor. Enheten har också tillsynsansvar för alkohol, e-cigaretter, folköl, tobak samt kontroll av vissa receptfria läkemedel.

Vi söker nu en administratör till oss. Tjänsten är ett vikariat om minst 18 månader med tillträde snarast. 

 

Ditt uppdrag

Som administratör vid tillståndsenheten arbetar du bland annat med att ta emot, registrera och diarieföra enhetens handlingar och ärenden och bistår med kunskaper och rutiner kring dessa. Mer specifikt hanterar du inkomna ansökningar om tillstånd, skickar iväg fakturor, bevakar samt besvarar inkomna frågor via mejl i funktionsbrevlådan och vanlig postgång. Det här är en roll med många kontaktytor där du stöttar enhetens alla medarbetare med hjälp och service. Externa kontakter är allmänheten, kunder och andra myndigheter.

Behandling av statistikuppgifter, registervård och fakturering sker i enhetens två ärendehanteringssystem. Lex hanterar alla ärenden gällande tillstånd och tillsyn enligt alkohol-och tobakslagen. OL2 används för hantering av ärenden gällande folköl, e-cigaretter och receptfria läkemedel. Du ansvarar för att söka fram uppgifter i våra ärendehanteringssystem och hanterar dess information i Excel. Andra arbetsuppgifter är att sköta vissa inköp, organisera beställningar, hjälpa till att ta fram informationsmaterial och utskick.

Inom den administrativa sektionen ingår du i en arbetsgrupp med 5 administratörer och du rapporterar till biträdande enhetschef. Ni samarbetar och stöttar varandra i det dagliga arbetet och vid behov hjälper du även andra medarbetare på enheten med diverse administration.

 

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som:

  • har avslutad gymnasieexamen
  • har några års aktuell arbetslivserfarenhet från liknande roll
  • har erfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem.
  • har goda generella datorkunskaper där du ska kunna hantera MS Officeprogram (framförallt Outlook och Excell).
  • har god förmåga att kommunicera i både tal och skrift på svenska

Det är meriterande om du har:

  • eftergymnasial utbildning, gärna inom administration eller offentlig förvaltning
  • erfarenhet av fakturahantering via ekonomisystemet Agresso eller motsvarande
  • arbetat i ärendehanteringssystemen Lex och OL2
  • erfarenhet av arbete med myndighetsutövning
  • erfarenhet av arbete inom politiskt styrd organisation

Då arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt behöver du vara serviceinriktad, samarbetsinriktad, flexibel och ha intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra, där du gör ditt yttersta för att leverera lösningar. Vi ser att du är självgående och tar ansvar för dina arbetsuppgifter och driver ditt arbete framåt. Du har lätt för att ta till dig instruktioner och är bra på att planera och prioritera ditt arbete på ett strukturerat och effektivt sätt.

Som administratör förväntas du vara bra på att bena ut och hitta kärnan i en till synes komplex information i ärendehanteringssystem, exempelvis att ta fram statistikuppgifter, samt hur du kan förmedla siffror och text vidare till andra på ett begripligt och kärnfullt sätt. Du når dina slutsatser och förslag genom analys i verksamhetssystem och flaggar för eventuella informations-eller programfel du ser.

 

Var erbjuder vi?

En utvecklande och samhällsviktig roll och ett omväxlande arbete i en föränderlig miljö där den ena dagen inte är den andra lik. Hos oss startar din anställning med att du introduceras i arbetet och din nya roll genom att gå bredvid den person som går på föräldraledighet i december 2021. Du blir en del av en välkommande arbetsgrupp där man samarbetar för enhetens bästa och har stöttning av biträdande enhetschef.

Beroende på din utbildning och erfarenhet finns det möjligheter att utvecklas inom administrationen. Läs mer om dina förmåner som anställd i Stockholms stad: Förmåner för medarbetare

Socialförvaltningen har sina lokaler på besöksadress storforsplan 36 i Farsta centrum.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten. I samband med din ansökan får du svara på ett antal frågor som är avgörande för vårt fortsatta urvalsarbete för den här specifika tjänsten.

Varmt välkommen med din ansökan!

 

Övrigt

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: jobba.stockholm

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

 

Anställningsform Visstidsanställning längre än 6 månader
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2021/5109
Kontakt
  • Carolina Hamma/Bitr. enhetschef, 08-508 250 49
  • Malin Krüger/Rekryteringskonsult, 08-508 117 18
Facklig företrädare
  • Per Broman, Vision, 08-508 255 80
  • Emelie Berglund, SSR, 08-508 253 28
  • Kristofer Pasquier, SACO, 08-508 250 82
Publicerat 2021-09-13
Sista ansökningsdag 2021-09-27
Utbildningskrav Gymnasium

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan