Arkiv och informationsansvarig till Stokab
Har du flerårig erfarenhet av arkiv och informationshantering och ett stort engagemang för ditt arbetsområde? Söker du en roll där du får samverka, vägleda andra och ha många kontaktytor?
Välkommen till oss
Välkommen att vara med och bidra till Stockholms digitala infrastruktur genom ett mångsidigt och utvecklande uppdrag hos oss på Stokab. Vi erbjuder ett varierat och utåtriktat arbete med många kontaktytor. Då bolaget är litet finns det stora möjligheter att i samverkan med andra specialister bidra till Stokabs fortsatta utveckling och framgång. Du tillhör vår administrativa avdelning där du arbetar nära tillsammans med tiotalet kollegor där vi hjälps åt och backar upp varandra.
Vi erbjuder
På Stokab får du möjlighet att bidra till samhällsnytta och Stockholms utveckling för en robust och säker digital infrastruktur. Vi har ett stort intresse för våra kunders verksamheter och vägleds av pålitlighet, engagemang och innovativt tänkande. Vi är ett familjärt kommunalt bolag och har tillsammans med vårt dotterbolag S:t Erik Kommunikation drygt 100 anställda.
På Stokab får du en trygg arbetsplats med engagerade kollegor som har en stor bredd i kunskap, erfarenhet och kompetens. Vi finns i nya lokaler vid Globen där vi bland annat erbjuder möjlighet till hybridarbete, friskvårdsbidrag, friskvårdstimme, återkommande hälsoundersökningar, subventionerad lunch, tillgång till träningsrum och naprapat.
Din roll
Som arkiv och informationsansvarig har du en central funktion med huvudansvar för att skapa så goda förutsättningar som möjligt för organisationen att hantera all dokumentation och information enligt de lagar och regelverk som styr området.
Som informationsansvarig ansvarar du för att chefer och medarbetare har den kunskap de behöver för att skydda och hantera information på ett korrekt sätt och du arbetar för att informationshanteringen skall ske processorienterat och systematiskt. Arbetet sker i nära samarbete med närmsta chef som har det övergripande ansvaret för Stokabs informationssäkerhet samt för system inom bland annat HR, kommunikation, ärendehantering och arkiv.
I rollen som arkivansvarig ansvarar du för att arkivvården sker enligt gällande regelverk och standard vid hanteringen av information i både de fysiska och digitala arkiven. Du ansvarar också för att stödja chefer och medarbetare i frågor om offentlighet och sekretess. Utöver detta ingår även en del administrativa sysslor kopplat till bolagsstyrelsens arbete.
Dina arbetsuppgifter är breda och innebär i huvudsak att:
- uppdatera styrdokument och lokala anvisningar, instruktioner och rutiner utifrån lagstiftning och regelverk
- genomföra aktiviteter utifrån resultatet av Stadsarkivets arkivinspektion och ta fram underlag för gallringsbeslut
- genomföra internkontroller av informationshantering
- hantera Stokabs officiella e-postlådor inkl registrering, handläggning och svar
- hantera diarium och arkiv för information som lyder under säkerhetslagstiftningen
- genomföra introduktioner, utbildningar, handledning/coaching för bolagets medarbetare och chefer inom informationshantering och arkivvård samt utlämnande av allmän handling
- administration kopplat till bolagets styrelse och remisshantering
- stötta bolagets arkivredogörare med aktuell information på området
- vikariera i reception vid akuta behov.
Du tillhör den administrativa avdelningen som består av tio medarbetare med gedigen kompetens och erfarenhet fördelade på två enheter, Intern IT samt HR. Du samarbetar med och har god stöttning av säkerhets-/säkerhetsskyddschef, biträdande säkerhetschef, dataskyddsombud, informationssäkerhetssamordnare, bolagsjurister, IT-chef med flera. Du ingår också i flera samarbetsgrupper såsom redaktörsrådet och Stockholms stads nätverk för arkivansvariga/registratorer.
Dina kompetenser och erfarenheter
Vi söker dig som har
- en eftergymnasial utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap med minst 60 poäng arkivvetenskap alternativt aktuell och flerårig erfarenhet inom området som vi bedömer likvärdig
- flerårig och aktuell erfarenhet av arbete med informationshantering och arkivfrågor inom offentlig sektor
- goda kunskaper om offentlighet och sekretess samt arkivlagstiftningen
- digital mognad i form av god erfarenhet av arbete med digitala verktyg, såsom diarie-och ärendehanteringssystem och arkivsystem
- intresse för digitalisering av information och de tekniska möjligheter och utmaningar som det innebär utifrån arkivområdet
- god förmåga att utrycka dig på svenska i tal och i skrift.
Meriterande
- utbildning och erfarenhet inom informationssäkerhet
- erfarenhet av att hantera säkerhetsskyddsklassad information
- erfarenhet från arbete inom privat sektor
- erfarenhet av att coacha/handleda/ hålla i utbildningar inom informationshantering, arkiv- och registraturområdet.
Personliga förmågor och färdigheter
Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och motivation för tjänsten. För att lyckas i rollen är det viktigt att du är serviceinriktad, lyhörd och tillmötesgående. Ditt arbetssätt är välstrukturerat och du driver självständigt ditt arbete framåt. Du är kommunikativ och tycker om att vägleda och stötta andra inom arkiv och informationshantering och har lätt för att anpassa ditt budskap till olika målgrupper. Det är en självklarhet för dig att agera professionellt och förtroendeingivande i din roll och med en god förståelse för helheten ser du alltid till verksamhetens bästa i agerande och beslut. Inte minst visar du en nyfikenhet och ett engagemang för ditt arbetsområde och kan omsätta den energin till handlingskraft.
Mer om Stokab
Stokab äger världens största öppna stadsnät av fiber. Med Stockholms stad som ägare är vårt uppdrag att hyra ut fiber på lika villkor till företag inom alla branscher, allt från internetoperatörer och datahallar till banker och fastighetsägare. Vi säkerställer en digital infrastruktur för den som bor och arbetar i Stockholm på samma sätt som det finns infrastruktur för el, vatten och vägar.
Din ansökan och rekryteringsprocessen
Låter detta som en roll för dig är vi nyfikna på vem du är. Välkommen med din ansökan!
När du gör din ansökan kommer du få besvara ett antal urvalsfrågor som ligger till grund för vårt fortsatta urvalsarbete. Urval sker löpande.
Tester ingår som en del av rekryteringsprocessen.
Övrigt
Svenskt medborgarskap är ett krav då tjänsten är placerad i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning och registerkontroll genomförs enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) innan beslut om anställning fattas. Med anställningen följer en skyldighet att krigsplaceras samt tjänstgöra i vår krisledningsorganisation vid händelse.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
| Anställningsform | Tillsvidareanställning |
|---|---|
| Anställningens omfattning | Heltid |
| Tillträde | Enligt överenskommelse |
| Antal lediga befattningar | 1 |
| Sysselsättningsgrad | 100% |
| Ort | Stockholm |
| Län | Stockholms län |
| Land | Sverige |
| Referensnummer | 2024/1408 |
| Kontakt |
|
| Facklig företrädare |
|
| Publicerat | 2024-03-12 |
| Sista ansökningsdag | 2024-03-28 |
| Utbildningskrav |
Högskola/universitet |
