Nämndsekreterare till Södermalms stadsdelsförvaltning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Är du en nämndsekreterare som brinner för service och professionalitet? Trivs du med att arbeta nära engagerade medborgare och involverade politiker? Välkommen att söka rollen som nämndsekreterare till oss!

Välkommen till oss
Tjänsten ingår i avdelningen Stab och kansli som är en av tre förvaltningsövergripande stödfunktioner. Avdelningen består av 14 medarbetare. Vi samordnar, vägleder och handleder förvaltningens verksamheter inom våra expertområden. Inom avdelningen finns förutom nämndsekretariat funktioner som Informationshantering, arkiv och registratur, verksamhetsstyrning, internkontroll, verksamhetsutveckling och utredning samt samordning av dataskyddsarbete. Inom avdelningen ryms även viss intern service och administration. Hos oss blir du en del av ett prestigelöst och erfaret gäng som tryggt samordnar och ger fantastisk service. Det goda resultatet i den årliga medarbetarundersökningen vittnar om en välmående avdelning och att medarbetarna anser att arbetet känns meningsfullt och att de kan rekommendera sin arbetsplats till andra. Vi sitter i trevliga, nybyggda och moderna lokaler på Virkesvägen i Hammarby sjöstad

En varm hälsning från din blivande chef
Emma Liljenberg heter jag och det är jag som är din blivande chef. Som chef försöker jag vara ett så bra bollplank som möjligt och ser till att återkoppla snabbt i högt och lågt. Jag vill att mina medarbetare känner att de har mandat att driva sina frågor självständigt, och att de känner sig delaktiga och kan påverka. Det är också viktigt för mig att mina medarbetare trivs och har kul på jobbet, i en miljö där vi stöttar varandra och har fokus på helhet och de vi är till för. Jag uppmuntrar också en kultur där vi vågar testa och prova oss fram. Jag är mån om att det arbete vi gör tillsammans håller en hög kvalitet och att det bidrar till effektivitet och rättssäkerhet.

Vi erbjuder dig

• friskvårdsbidrag
• bra förmånliga priser på Stockholms stads simhallar inklusive olika gymkedjor
• flextid
• vinter- och sommararbetstid
• möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter
• möjlighet till semesterväxling vilket innebär fem eller sex extra semesterdagar.

Din roll
Du har en central funktion i förvaltningen med huvudansvar för administrationen kring Södermalms stadsdelsnämnd och sociala delegation. Du har kontinuerlig kontakt med nämndens politiker och är ett stöd till handläggare och chefer i deras arbete att ta fram beslutsunderlag i en variation av frågor. En del i stödet är även att utgöra kontrollfunktion för att säkerställa kvalitet och likställighet. Förutom stödet till chefer, handläggare och politiker så finns du också tillgänglig för allmänheten och medias frågor.
Visst kvällsarbete ingår ca två kvällar i månaden i samband med informationsnämnd (digitalt) och nämndsammanträde (fysiskt). Du rapporterar till avdelningschef vid avdelningen för stab och kansli.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebär att:

• sköta sammanträdesrutiner, bevaka nämndärenden, iordningställa handlingar inför och efter nämndsammanträden och utgöra en viktig kontrollfunktion i processen
• skriva protokoll under nämndens och sociala delegationens sammanträden
• vara ett stöd till handläggare och chefer i deras arbete att ta fram beslutsunderlag i en variation av frågor samt besvara frågor kopplade till ärendeprocessen, ärendehanteringssystemet och delegationsordningen
• samordna utveckling av nämndprocessen och årlig revidering av delegationsordningen samt ansvara för kompetensutveckling och introduktion av dessa
• utreda och skriva i viss utsträckning beslutsunderlag av framförallt nämndövergripande karaktär
• ingå i stadens nätverk för nämndsekreterare, där ni tillsammans driver gemensamma förbättringsarbeten och stöttar varandra i arbetet.

Din kompetens och erfarenhet
Vi söker dig som har

• högskoleutbildning inom exempelvis offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare eller liknande med god kunskap om formaliakrav
• goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagens serviceskyldighet, regelverket om offentlighet och sekretess samt GDPR
• hög digital mognad i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem
• goda kunskaper i det svenska språket, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av politiskt styrd organisation, gärna kommunal sådan
• erfarenhet av att arbeta med motsvarande verksamhetsområden som en stadsdelsnämnd
• erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina, ekonomisystemet Agresso och/eller eVald (attestering av arvoden)
• erfarenhet av arbete i registratur.

Dina personliga färdigheter och förmågor
För att trivas och passa i rollen som nämndsekreterare söker vi dig som är serviceinriktad, lösningsfokuserad och noggrann. Du har ett professionellt bemötande och är hjälpsam och gör det enkelt för målgruppen du samarbetar med. Du hittar snabbt lösningar på uppkomna problem och har ett öga för detaljer. Du har en förmåga att planera och prioritera ditt arbete med vana att jobba strukturerat mot deadlines samt att anpassa dig när omständigheter ändras. Du har lätt för att se sammanhang och är trygg i att prioritera rätt frågor. Som person har du hög integritet och är drivande, självgående och ansvarstagande. Vidare har du även lätt för att skapa relationer med personer på alla nivåer i en organisation och är en god kommunikatör som obehindrat uttrycker dig i tal och i skrift och som säkerställer och följer upp att budskap når fram.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet samt intresse och motivation för tjänsten.

Din ansökan
För att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll rekryterar vi utan det personliga brevet. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån din CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och din CV.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning och ålder. 

Övrigt
Södermalm är en kulturell och levande stadsdel i innerstaden med engagerade invånare och ett stort hjärta. Hos oss kan du verkligen göra skillnad. Tillsammans med våra Södermalmsbor utvecklar vi en ännu bättre stadsdel att leva, verka och bo i. Vi gillar att tänka nytt – vi hoppas att du som söker vill utveckla Södermalm tillsammans med oss!
Läs gärna mer om Stockholm stad förmåner här

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	Heltid
Ort	Stockholm
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2024/3987
Kontakt	Emma Liljenberg, avdelningschef stab och kansli, 08-50812008
Facklig företrädare	Dick Morén SACO, 08-50840622 Anna Israelsson, SSR, 08-50812584
Publicerat	2024-07-23
Sista ansökningsdag	2024-08-11
Utbildningskrav	Högskola/universitet