Socialförvaltningen söker en administrativ assistent
Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.
Vill du arbeta som administrativ assistent i en spännande och viktig miljö? Varmt välkommen med din ansökan!
Välkommen till oss
Avdelningen för strategi och utveckling på socialförvaltningen verkar för likställighet och samordning inom stadens socialtjänst, bland annat genom att ta fram riktlinjer och policydokument, genomföra utbildningar och samordna nätverk för socialtjänstens chefer och medarbetare. Avdelningen består av åtta enheter. Rollen som administrativ assistent är placerad på enheten för samordning och uppföljning men hjälper och stöttar chefer och medarbetare på flera enheter.
Arbetsplatsen är belägen i Farsta Centrum. Farsta Centrum har närhet till tunnelbana och en galleria med stort utbud av restauranger, caféer och shopping.
Hälsning från din framtida chef
Jag heter Anna Rinder von Beckerath och är enhetschef på enheten för samordning och uppföljning. För mig är det viktigt att ha medarbetare som trivs på jobbet, tycker om att ta eget ansvar och att samarbeta med andra. Som chef och ledare är jag mån om att skapa delaktighet och ta vara på medarbetares egna idéer och drivkraft. Av mig kan du förvänta dig en närvarande och tillitsfull chef som ger dig möjlighet att bidra till utveckling av framtidens socialtjänst.
Vi erbjuder
Vi erbjuder dig:
• en arbetsplats i ständig utveckling
• friskvårdsbidrag eller friskvårdstid 1h/vecka under arbetstid
• flextid
• möjlighet till semesterväxling som innebär fem eller sex extra semesterdagar
• vinter- och sommararbetstid.
Din roll
Rollen som administrativ assistent passar dig som tycker om ordning och reda. Du är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet på avdelningen, där du levererar god service med ett professionellt bemötande. Du arbetar verksamhetsnära och ger stöd och service till flera enheter inom avdelningen.
Du ingår i ett team tillsammans med en till/ annan administratör. Ni två samarbetar och stöttar varandra i det dagliga arbetet. Till viss del behöver ni kunna varandras områden för uppbackning vid semestrar och annan frånvaro. Du rapporterar till enhetschefen.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är bland annat att
• ge administrativt stöd till avdelningens chefer och medarbetare
• genomföra bokningar och beställningar samt koordinera resor, konferenser och möten
• ansvara för posthantering, lokalfrågor och kontorsmiljö samt vara kontaktperson till förvaltningens internservice
• göra inköp och beställningar i stadens beställningsportal
• hantera fakturor och utbetalningar (Agresso)
• hantera viss administration vid utbildningar, t ex. anmälningar och utvärderingar (via esMaker)
• vara behjälplig vid introduktion av nyanställda
• vid behov skriva protokoll/mötesanteckningar.
Din kompetens och erfarenhet
Vi söker dig som har
• slutförd gymnasieutbildning (inriktning administration/ekonomi) eller annan motsvarande utbildning som vi bedömer likvärdig
• aktuell erfarenhet av arbete som administrativ assistent i en likvärdig roll
• goda datorkunskaper samt goda kunskaper i Officepaketet (Outlook word, excel, powerpoint)
• god vana att administrera och hantera ekonomi-/verksamhetssystemet Agresso eller andra ekonomi-/verksamhetssystem
• vana att skriva mötesanteckningar
• kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
Det är meriterande om du har
• erfarenhet av att arbeta som administrativ assistent inom offentlig sektor, gärna inom Stockholms stad
• erfarenhet av dokumenthanteringssystem
• kunskaper i Sharepoint
• arbetat med esMaker.
Din personlighet och ditt arbetssätt
I denna roll kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet och följande kompetenser:
Arbetet kräver att du har en genuin känsla för service och administration. Du är positiv, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du visar intresse, vilja och har en förmåga att hjälpa andra med ett lösningsfokuserat sätt.
Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och kan självständigt driva på arbetet. Du behöver vara flexibel vilket innebär att du har förmågan att omorganisera din dag eller vecka, detta i syfte för att kunna möta kollegors behov. Vidare bidrar du till ett gott samarbete genom att ha ett öppet, tillmötesgående och problemlösande förhållningssätt.
Du är tydlig och pedagogisk i din kommunikation och har en god förmåga att bygga, utveckla och bibehålla professionella relationer. Du är strukturerad och noggrann genom att planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är också bra på att prioritera och hålla uppsatta tidsramar.
Övrigt
Din ansökan
Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.
Varmt välkommen med din ansökan!
Läs gärna mer om socialförvaltningen här
| Anställningsform | Tillsvidareanställning |
|---|---|
| Anställningens omfattning | Heltid |
| Tillträde | Enligt överenskommelse |
| Antal lediga befattningar | 1 |
| Sysselsättningsgrad | 100 |
| Ort | Stockholm |
| Län | Stockholms län |
| Land | Sverige |
| Referensnummer | 2024/1563 |
| Kontakt |
|
| Facklig företrädare |
|
| Publicerat | 2024-03-26 |
| Sista ansökningsdag | 2024-04-09 |
| Utbildningskrav |
Gymnasium |
