Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Rollen som nämndsekreterare och registrator
Som nämndsekreterare och registrator på serviceförvaltningen leder och utvecklar du självständigt arbetet med förvaltningens nämndadministration, dokumenthantering, arkivfrågor och är förvaltningens specialist i ärendehanteringssystemet E-dok.
Du ansvarar för nämndadministrationen inför och under nämndens sammanträden. Du skriver protokoll vid nämndens möten, ansvarar för utskick av kallelse och ärenden, samt expediering av beslut. Därutöver ger du stöd till förvaltningschef och politikerna i nämnden kring praktiska förutsättningar för genomförande av nämndens möten och att den politiska gången följs.
Du ansvarar också för diariet, postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar samt ger service till handläggare, allmänhet och andra externa intressenter. Du ansvarar också för samt att nämndens hanteringsanvisningar och behandlingsregister är uppdaterade. Därutöver bistår du också förvaltningen med kunskap i offentlighet och sekretess och utlämnande av handlingar samt för att rutiner kring hantering av personuppgifter och dataskyddsfrågor är korrekta och efterlevs. Du är också förvaltningens kontaktperson gentemot stadsarkivet.
En del av tjänsten innebär att du som förvaltningens specialist i ärendehanteringssystemet eDok driver utvecklingsarbetet kring användandet av systemet. Du ansvarar för att utbilda internt, administrera och tilldela behörigheter samt representerar förvaltningen i stadens organisation. Du är samordnare och behjälplig mot användarna i den egna verksamheten.
Dina kompetenser och erfarenheter
För att lyckas i rollen behöver du ha:
Det är meriterande med kunskap i kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor samt i offentlighets- och sekretessbestämmelser. Vidare är det meriterande med erfarenhet från arbete med dataskyddsförordningen, informationssäkerhet och införande eller utveckling av ärendehanteringssystem.
Som person är du noggrann, ansvarstagande, serviceinriktad och ditt arbete präglas av struktur, organisation samt effektivitet. Du trivs med att självständigt driva frågor, ha mycket kontakter och att samarbeta med många olika människor.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
Din arbetsplats
Avdelningen för administration innefattar funktioner såsom ekonomi, HR, IT, systemförvaltning, registratur, nämndhantering, lokaler, inköp och vaktmästeri. Idag är vi tolv medarbetare på avdelningen varav en registrator, som i sin roll samarbetar med övriga medarbetare inom förvaltningen och med en arkivkonsult.
Övrig information
Anstellungsart | Unbefristete Anstellung |
---|---|
Arbeitszeit | Vollzeit |
Arbeitsbeginn | Enligt överenskommelse |
Anzahl der freien Stellen | 1 |
Arbeitsstunden | 100 % |
Ort | Stockholm |
Bundesland | Stockholms län |
Land | Schweden |
Referenznummer | 2021/830 |
Kontakt |
|
Personalratvertretung |
|
Veröffentlicht | 03 Mär 2021 |
Letzter Bewerbungstag | 17 Mär 2021 |