Serviceinriktad administrativ assisent

Stockholms Stad, Kungsholmen SDF, Marieberg och Essingeöarnas förskoleenhet

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Kungsholmens stadsdelsförvaltning är en av Stockholms 14 stadsdelsförvaltningar och omfattar de tre öarna Kungsholmen, Lilla Essingen och Stora Essingen.

Inom stadsdelsförvaltningen arbetar ca 1200 medarbetare, som ansvarar för bland annat äldreomsorg, förskola, socialtjänst, omsorg om personer med funktionsnedsättning och stadsmiljö. Tillsammans arbetar vi för att ständigt utveckla våra verksamheter och ge bra service till alla som lever sitt liv på Kungsholmen och Essingeöarna.

Arbetsplatsbeskrivning

Marieberg och Essingeöarnas förskoleområde tillhör Kungsholmens stadsdelsförvaltning och består av åtta förskolor. Förskolorna ligger på Essingeöarna och i Marieberg i närheten av tunnelbanestationen Thorildsplan. Området har fina resultat både i förskoleundersökningen och i den webbaserade kvalitetsindikator som används för att utveckla verksamheten. Ledningsteamet består av förskolechef, biträdande förskolechef, pedagogisk utvecklingsledare och specialpedagog. Teamet har en bred kompetens och driver pedagogisk utveckling utifrån verksamhetsmål och omvärldsanalys tillsammans med pedagogerna på förskolorna. Varje förskola leds av en arbetsplatsledare och varje arbetslag har en arbetslagsledare. På flera av våra förskolor sker matlagning från grunden från de med hög andel ekologiska livsmedel.

Vi söker en administrativ assistent som ska fungera som administrativt stöd till förskoleområdet och till ledningsteamet. Du kommer ingå i ett nätverk med de andra administratörerna som finns inom Kungsholmens Stadsdelsförvaltning.

Din arbetsplats är förlagd till en av våra förskolor, men att åka runt till våra förskolor ingår i uppdraget. Du har kontakt med andra avdelningar på Stadsdelsförvaltningen t.ex. HR-avdelning, lokalavdelning och ekonomi. Du kommer även att ha kontakt med olika leverantörer av hantverkstjänster.

 Vi söker dig som vill vara en del av ett glatt och engagerat gäng.  

Arbetsbeskrivning

Dina arbetsuppgifter är varierande, vilket gör att du måste vara flexibel och van att kunna arbeta med många ärenden samtidigt. Du ska snabbt kunna identifiera var ditt stöd behövs och göra de rätta prioriteringarna under perioder med högre arbetsbelastning. Du har ett trevligt bemötande och är van att arbeta med interna och externa kontakter.

Tjänsten innefattar bland annat följande arbetsuppgifter

  • Kontera och godkänna fakturor i Agresso och du behöver därför ha kontroll över inköp och anlitade hantverkare.
  • Göra inköp i E-handel i Agresso och ansvara för att följa upp statistik på inköp. Det finns rekvirenter som gör beställningar på varje förskola men vissa beställningar tar du hand om t.ex. inköp av inventarier. Du stöder andra rekvirenter vid behov.
  • Tjänstekortshandläggare. Du ser till att de som ska ha inloggning till system får den. Behörig beställare i Serviceportalen.
  • Registrerar, kontrollerar och följer upp personalens frånvaro i stadens lönesystem, Lisa självservice.
  • Bearbetning av timanställdas tidrapporter i Lisa självservice.
  • Kontrollera att löner stämmer i Lisa självservice.
  • Anställningsavtalshantering och introduktion till nyanställda.
  • Uppdatering av anställningsavtal och bevakning av tidsbegränsade anställningsavtal.
  • Fastighetsfrågor och ansvar för att följa upp underhåll, drift och skötsel av förskolornas lokaler.
  • Kontakta hyresvärdar eller externa tjänsteleverantörer vid felanmälan av lokaler
  • Följa upp egenkontroll i kök och städ.
  • Akthantering och arkivering.
  • Chemsoft, kemikaliehanteringssystem.
  • Uppdatera inventarieförteckning.
  • Du är brandskyddsombud och ansvarar att SBA-pärmar på förskolorna är uppdaterad. Du genomför årlig brandrond på förskolorna.
  • Uppdatera telefonlistor. 

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen behöver du ha fullgjord gymnasieutbildning och tidigare erfarenhet av administrativt arbete. Vi söker dig med aktuell yrkeserfarenhet som är ansvarsfull och serviceinriktad. Du ska vara nyfiken på nyheter och nya system som Stockholms Stad erbjuder och utvecklar. Du har erfarenhet av administrativa uppgifter, gedigen datavana dvs. du behärskar Microsoft Officepaket inkl. Excel, Word, Outlook, gärna OneNote och Powerpoint.

Du är prestigelös, har hög service känsla och god kontakt- och samarbetsförmåga, Du är en person som kan arbeta självständigt, ta eget ansvar och har god planeringsförmåga. Du är noggrann och har lätt för att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

 Meriterande om du har flera års erfarenhet av yrket samt vana att arbeta med Stockholm Stads verksamhetssystem så som Agresso, Lisa självservice och WinLas.




Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde 15 augusti 2018
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Kungsholmen
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2018/4036
Kontakt
  • Monica Bellman, förskolechef , 08-508 081 27
Facklig företrädare
  • Annica Walther, Vision , 0761241553
Publicerat 2018-06-04
Sista ansökningsdag 2018-06-18

Att arbeta i Stockholms stad

Att jobba i Stockholms stad

Ta reda på hur det är att jobba i Stockholms stad genom vår karriärsida.

Till Karriärsidan