En administrativ assistent till äldreomsorgen

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning är beläget i västra Stockholm med närhet till natursköna områden och med tillgång till flera strandbad.
Våra 1 600 medarbetare är vår viktigaste resurs och vi söker dig som vill vara med och bidra till att våra verksamheter håller en hög kvalitet med våra invånare i fokus.
Vi är varandras arbetsmiljö och vi strävar efter ett klimat som präglas av mod, respekt, tydlighet och hjälpsamhet. För att nå dit krävs ett nära ledarskap som kännetecknas av personlig mognad och tydlighet samt att du som medarbetare bidrar med ett aktivt medarbetarskap.

Är du van att arbeta med fakturor? Tycker du om att ha kontakt med människor över 65 år? Trivs du med ett omväxlande arbete i en föränderlig miljö? Då kan det här vara en tjänst för dig.

Vi söker en administrativ assistent till vårt team enhetsstöd där vi både utreder färdtjänst och sköter enhetens administration och ekonomi.

För att renodla kärnuppdraget för våra biståndshandläggare har vi organiserat om och flyttat administrativa uppgifter till vårt administrativa team enhetsstöd. Därför utökar vi nu teamet med ytterligare en tjänst.

Din roll

I rollen som administrativ assistent arbetar du tätt tillsammans med våra fyra andra administrativa assistenter, direkt under enhetschefen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebär bland annat att

• utreda behov av färdtjänst, huvudsakligen på kontoret men även vid hembesök
• beställa transporter hos Samtrans
• handlägga avgifter och fakturera samt ansvara för inköp och beställningar i Agresso
• kontrollera fakturaunderlag i stadens verksamhetssystem Paraplyet
• hämta in uppgifter digitalt från olika myndigheter
• ta kontakt med kunder och anhöriga via telefon och mejl samt hantera fysisk post
• sköta vårt pappersarkiv och gallra enligt gallringsregler.

Vad erbjuder vi dig?

Vi erbjuder 

• skräddarsydd introduktion
• engagerade kollegor och ett nära samarbete på enheten och teamet du ingår i
• tillgång till nära och tillgänglig arbetsledning
• möjlighet till löpande kompetensutveckling samt fortbildning med en individuell kompetensutvecklingsplan som grund
• friskvård på arbetstid och friskvårdsbidrag
• flexibel arbetstid, sommararbetstid och möjlighet att arbeta hemifrån 1-2 dagar/vecka.

Läs mer om våra förmåner
Läs mer om staden som arbetsgivare 

Dina kompetenser och erfarenheter

Vi söker dig som

• har en gymnasieexamen, gärna inom ekonomi eller administration
• är van att arbeta med Officepaketet, särskilt i Excel med siffror
• har aktuell erfarenhet av att arbeta med fakturor i Agresso
• har erfarenhet av att självständigt leta reda på information i exempelvis avtal och riktlinjer
• har goda kunskaper i svenska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• eftergymnasial utbildning inom ekonomi eller administration
• arbetat inom äldreomsorg
• arbetat inom offentlig verksamhet
• arbetat i stadens sociala verksamhetssystem Paraplyet.

För att trivas i rollen behöver du ha god samarbetsförmåga. Du är bra på att lyssna på andra och anpassa din kommunikation till den du talar med. För att klara av rollen behöver du vara självständig och strukturerad, vilket innebär att du planerar och utför ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är också noggrann och uppmärksam på detaljer. Vidare har du en flexibel förmåga och kan prioritera om när förutsättningarna ändras. I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten.

Vi är nyfikna på vem du är!

Om oss på enheten

På beställarenheten äldreomsorg i Hässelby-Vällingby arbetar knappt 40 personer med stor spridning när det gäller ålder och erfarenheter. Enhetschefen leder teamet enhetsstöd som sköter färdtjänst och administration. Tre biträdande enhetschefer leder varsitt team av biståndshandläggare.

Vår arbetsplats är Hässelby torg med närhet till grönområden och lunchrestauranger. Hos oss är stämningen god och vi arbetar aktivt för ett gott arbetsklimat med hälsofrämjande aktiviteter. Vi står inför spännande utmaningar med en växande stadsdel och verksamheter som utvecklas. Vi har en hög kompetens och hög ambitionsnivå.

Läs gärna mer om oss

Din ansökan

Vi genomför ett pilotprojekt i Stockholms stad där vi provar att rekrytera utan ett personligt brev vid utvalda rekryteringar.

När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor som är avgörande för vårt fortsatta urvalsarbete för den här tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

Går du vidare i rekryteringsprocessen kan du senare få göra personlighets- och färdighetstester.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Anställningsform	Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning	Heltid
Tillträde	Enligt överenskommelse
Antal lediga befattningar	1
Sysselsättningsgrad	100%
Ort	Hässelby
Län	Stockholms län
Land	Sverige
Referensnummer	2023/1624
Kontakt	Beatrice Winther, enhetschef, 08-50804333 Ewa Roséen, rekryteringskonsult, 08-50811712
Facklig företrädare	Mikael Jarnlo, Saco, 08-50805257 Helene Bagge Österlund, Vision, 0722-314002
Publicerat	2023-03-16
Sista ansökningsdag	2023-03-30
Utbildningskrav	Gymnasium