Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Bromma stadsdelsförvaltning erbjuder dig en arbetsplats där dina insatser verkligen kan göra skillnad och bidrar till samhällsnyttan i en växande stadsdel. Här är aktivt medarbetarskap och tydligt ledarskap grunden för en utvecklande verksamhet.
Arbetsplatsbeskrivning
Förskoleområde 7 består av åtta kommunala förskolor belägna i Bromma Kyrka, Norra Ängby och Beckomberga. Här finns vackra naturområden i närheten av naturreservatet Kyrksjön och med blandad bebyggelse. Ledningen består av en rektor och två biträdande rektorer. Till vårt område har vi även en specialpedagog.
Som administrativ assistent kommer du att arbeta mot förskoleområde 7.
Kontoret ligger på Solbergsvägen 65 i Mariehäll. Kontoret " Klustret" delas av 3 förskoleområdes skolledare och specialpedagog. Du kommer att arbeta nära rektor och biträdande rektorer- Rektor kommer att vara din chef.
Som administrativ assistent har du en viktig och central roll med huvuduppdrag att administrativt avlasta rektor och biträdande rektorer.
För att trivas i rollen som administrativ assistent tror vi att du:
Arbetsbeskrivning
Administrativ assistent som ska ansvara för administration och timvikarietillsättningen för våra åtta förskolor i område 7.
Som administrativ assistent kommer du att börja alla dagar med att boka in timvikarier och fördela resurser över dagen på alla våra förskolor i hela området. Arbetsdagen börjar därför klockan 7.00 varje morgon. Utöver detta kommer dina arbetsuppgifter att bestå av fakturering och närvaro och frånvaroregistrering av personal i vårt lönehanteringssystem, Samt dokumenthanteringsfrågor såsom arkiv och diarieföring.
Vi söker dig som har arbetat i en administrativ roll tidigare alternativt har erfarenhet av förskole/ skol verksamhet och personalplanering/ bemanning.
Då våra förskolor är på olika adresser och man kan behöva ta sig till dem så B- körkort och tillgång till egen bil är ett krav.
Det finns möjlighet till lån av elcykel vid förflyttning mellan förskolorna.
Arbetsuppgifter:
Daglig bemanning
Kontera och hantera fakturor
Ansvara för att kontroll i Lisa självservice
Ta fram statistik från olika system
Hantera tidrapporter
Ta fram underlag för budgetuppföljning
Vara certifierad beställare
Administrera all relevant information, arkivera och diarieför enligt gällande lagstiftning.
Hantera kvitton
Boka konferenser och möten
Lokalfrågor som felanmälan, nyckelhantering m.m.
Sekreterare vid vissa möten
Kvalifikationer
Du ska ha ett logiskt tänkande och en ekonomisk medvetenhet. Du är även en god kommunikatör både skriftligen och via telefon och din personliga servicenivå är hög.
Du är bekväm och kunnig användare av Teams, Microsoft Office ( Outlook, Word; Excel. Powerpoint) och mycket van vid att arbeta med datorn som verktyg.
Meriterande om du har erfarenhet av faktureringssystemet Agresso, lönehanteringssytemet LISA och Medvind.
Du har god förmåga att skapa goda relationer, strukturer och ordning.
I din yrkesroll är du engagerad, professionell och initiativtagande, du är också ansvarstagande och strukturerad med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt.
Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och som kollega är du ansvarstagande, organiserad, nyfiken och öppen för att lära dig nya saker och även dela med dig av dina kunskaper.
Vi söker dig som har:
- avslutad gymnasial/ högskole utbildning
- aktuell arbetslivserfarenhet inom administration
- minst 2-års erfarenhet av administrativt arbete
- mycket god digital kompetens
- Du behärskar det svenska talet i tal och skrift.
- Du har kunskap om och erfarenheter av att använda digitala verktyg.
Övrigt
Det är meriterande om du har:
Forma zatrudnienia | Umowa o pracę na czas nieokreślony |
---|---|
Etat | Na pół etatu |
Rozpoczęcie zatrudnienia | snarast enligt överenskommelse |
Liczba wolnych stanowisk | 1 |
Czas pracy | 50% |
Miejscowość | Bromma |
Powiat | Stockholms län |
Państwo | Szwecja |
Numer referencyjny | 2021/6662 |
Kontakt |
|
Przedstawiciel związku zawodowego |
|
Opublikowane | 11.11.2021 |
Termin ostateczny wysłania podania | 02.12.2021 |
Wymagane wykształcenie |
|